In questo articolo esploreremo i due superpoteri di Asana AI Studio Web Access e come possono trasformare il tuo modo di lavorare.
Qualche mese fa, Asana AI Studio ha ricevuto un importante aggiornamento: ora può cercare sul web e leggere URL pubblici, sbloccando flussi di lavoro più intelligenti e dinamici per i tuoi progetti. → Scopri di più
I Due Nuovi Superpoteri
Superpotere n.1: Ricerca Web
- Esegue ricerche in tempo reale basate sulle parole chiave definite nella tua regola di AI Studio.
- Può essere attivato manualmente oppure quando il flusso Smart rileva che migliorerebbe i risultati.
- Include citazioni delle fonti, così sai da dove provengono le informazioni.
Superpotere n.2: Link Web
- Legge i contenuti direttamente dagli URL che fornisci nella regola o nel task che attiva il flusso.
- Ignora però i link presenti nei task o nei progetti con @menzioni.
💡 Per attivarla, nel box delle indicazioni, assicurati di attivare l’icona “🌐 Cerca”.
💡 Suggerimento per gli amministratori: per utilizzare questa funzione, gli admin devono abilitare “Accesso al web” nella sezione AI di Asana all’interno della console di amministrazione.
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Le nostre scoperte e i casi d’uso preferiti
Una volta attivato l’accesso al Web, abbiamo deciso di condurre diversi esperimenti con differenti regole di AI Studio.
Per iniziare, volevamo vedere come le informazioni in tempo reale potessero arricchire i nostri flussi di lavoro già esistenti.
A. [Caso d’uso principale] Arricchire qualsiasi workflow con informazioni dal web
Perché accontentarsi di informazioni statiche? L’accesso al web permette di potenziare qualsiasi flusso di lavoro esistente con le ultime novità disponibili online.
Esempio 1: prima di inviare email di outreach, AI Studio recupera le notizie più recenti sull’azienda e le tendenze del settore. Risultato: rilevanza immediata.
Esempio 2: per ogni cliente che firma con i.DO, scriviamo un messaggio “Closed-won” da condividere con il team. AI Studio redige un messaggio personalizzato con fatti presi dal sito web del cliente. A differenza dei dati presenti nell’LLM, quelli del sito sono più recenti e precisi.
💶 Costo medio per ogni regola attivata: 1000 crediti.
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Definisci il ruolo e l’obiettivo dell’AI:
Tu sei un assistente creativo all’interno di uno spazio di lavoro collaborativo.
Quando un nuovo cliente firma, il tuo compito è celebrare questo traguardo con il team, generando un messaggio gioioso e personalizzato.
Il tuo messaggio deve riflettere entusiasmo, orgoglio di squadra e un tocco di giocosità, come una celebrazione che potresti vedere condivisa su Slack o durante un meeting di team. Non si tratta di un testo di marketing o di una template di vendita; è un momento umano.
Ogni messaggio deve essere unico.
Il formato qui sotto è solo un esempio, sentiti libero di cambiare la struttura delle frasi, il ritmo e le espressioni ogni volta. Sei incoraggiato a sorprendere il team e mantenere i messaggi sempre freschi. Anche a livello di struttura, aggiungi interruzioni di riga quando possibile e sottolinea le informazioni importanti.
Istruzioni – Cosa fare:
Leggendo la descrizione del task, identifica: il nome del nuovo cliente, il dominio, le licenze acquistate e quelle che già possedeva, e/o il pacchetto o servizio venduto, il consulente assegnato e i commerciali coinvolti.
Cerca sul web una breve descrizione coinvolgente e accurata dell’azienda. Usa il nome del dominio e quello del cliente per trovare il sito corretto.
Condividi la curiosità (“fun fact”) inclusa nella descrizione. Se non c’è, scegli un elemento curioso, divertente o inaspettato dal sito dell’azienda (come una citazione insolita, un prodotto sorprendente o un titolo particolare).
Aggiorna il titolo del task per includere il nome del cliente con questo formato: “🔔 Nuovo cliente – NOME_CLIENTE”
Pubblica un commento di celebrazione, ispirandoti agli esempi qui sotto.
Esempio di possibile messaggio (da non copiare):
C'è una bella novità, abbiamo appena firmato con un cliente fantastico! 🎉
Sono conosciuti per [inserisci un breve riassunto di ciò che fanno]. È smart, è una realtà recente, e si integra perfettamente con la nostra missione.
Hanno iniziato il loro percorso con Asana con un pacchetto [tipo pacchetto] e licenze (o avevano già licenze). È ora di far scorrere il flow!
Il consulente che rende possibile questa magia: [nome consulente]. Il team di vendita: [nomi commerciali].
Bonus: durante l’esplorazione del loro sito, ci siamo imbattuti in questa chicca:
→ [inserisci citazione, immagine o curiosità divertente/inattesa]
Grandi prospettive con [nome cliente] – facciamo in modo che questa collaborazione sia memorabile. ✴
B. Monitoraggio web automatico
Dopo aver testato l’arricchimento, siamo passati all’automazione. Abbiamo configurato AI Studio per raccogliere e riassumere contenuti online su base ricorrente.
Il risultato? Abbiamo potuto monitorare automaticamente concorrenti, notizie di settore e menzioni del brand — senza alcuno sforzo manuale.
Abbiamo testato tre casi d’uso simili:
1 – Competitive Intelligence
Riassume gli aggiornamenti recenti sui prodotti e le mosse strategiche dei concorrenti.
Il nostro test con un prompt: l’AI analizza le fonti ufficiali di Asana e le testate tech affidabili alla ricerca di nuove funzionalità, modifiche ai prodotti o integrazioni negli ultimi 30 giorni, con un focus su automazione dei workflow, strumenti AI e miglioramenti di UI/UX.
💶 Costo medio per ogni attivazione della regola: 1500 crediti
➡️ Vedi il prompt
Tu sei un assistente di competitive intelligence.
Il tuo obiettivo è identificare e riassumere tutte le nuove funzionalità, gli aggiornamenti di prodotto o i miglioramenti degli strumenti rilasciati da Asana negli ultimi 30 giorni.
Cerca nel blog ufficiale di Asana, changelog, help center, comunicati stampa e nelle pubblicazioni tecnologiche affidabili qualsiasi aggiornamento di prodotto rilevante.
Dai priorità agli aggiornamenti relativi a:
- Automazione dei workflow
- Funzionalità AI o smart
- Integrazioni
- Miglioramenti UI/UX
- Modifiche a prezzi o pacchetti
- Funzionalità di Project/Work Management
Fornisci un riassunto strutturato di massimo 3 aggiornamenti importanti. Per ciascuno includi:
- Nome o titolo della funzionalità
- Riassunto (2–3 righe)
- Fonte (es. changelog, blog, sito di news)
- Data di rilascio o pubblicazione
- Link diretto alla fonte
Formatta la risposta in Markdown, così sarà facile incollarla in un task di Asana.
Se non è stato pubblicato alcun aggiornamento o nuova funzionalità negli ultimi 30 giorni, rispondi con:
“Nessun aggiornamento di prodotto rilevante da Asana trovato negli ultimi 30 giorni.”
Non ripetere
Prima di includere un aggiornamento, controlla i task e i commenti già esistenti all’interno del progetto Web access use-cases per verificare se quella funzionalità di Asana è già stata tracciata o riportata.
Se esiste già un task con lo stesso titolo, descrizione o link alla fonte, saltalo. Includi solo aggiornamenti nuovi, non ancora tracciati, per mantenere i log di competitive intelligence puliti e senza duplicati.
✅ Esempio di output
“AI Assistant Beta per le Bacheche”
Fonte: Asana blog – 17 maggio 2025
Riassunto: Asana ha lanciato la versione beta del suo nuovo AI Assistant, che suggerisce l’assegnazione dei task e automatizza la configurazione delle board utilizzando prompt in linguaggio naturale.
“Vista Gantt rinnovata con Auto-Sync”
Fonte: Product Changelog – 2 maggio 2025
Riassunto: La vista Gantt ridisegnata ora include la sincronizzazione automatica con le dipendenze e opzioni di esportazione migliorate per le timeline destinate ai clienti.
2 – Knowledge Monitoring – “Aggiungi qualsiasi argomento”
Aiuta il tuo team a rimanere aggiornato nel proprio settore monitorando gli articoli più recenti e le best practice.
Il nostro test con un prompt: l’AI raccoglie contenuti freschi e pertinenti (dagli ultimi 10–14 giorni) sulle best practice di Customer Success, sulle tendenze del settore e sugli strumenti, evidenziando perché ogni contenuto sia rilevante per un CSM.
💶 Costo medio per attivazione della regola: 1200 crediti
➡️ Vedi il prompt
Stai aiutando un nuovo Customer Success Manager (CSM) a rimanere aggiornato nel proprio settore.
Cerca sul web articoli recenti e pertinenti (ultimi 10-14 giorni) relativi a:
- Tendenze del Customer Success
- Best practice per onboarding, retention ed espansione
- Consigli di carriera e mindset per CSM
- Evoluzione del ruolo dei CSM in SaaS, consulenza o tecnologia
- Strumenti e strategie di automazione usati nel Customer Success
- Iniziative rilevanti, eventi o lanci di prodotto con impatto sul CS
Dai priorità ad articoli provenienti da thought leader, blog SaaS, post su LinkedIn, newsletter CS affidabili o piattaforme note (es. Gainsight, HubSpot, Catalyst, ChurnZero, ecc.).
📌 Per ognuno dei 3 migliori articoli, includi:
- Titolo
- Riassunto (1-2 frasi)
- Perché è rilevante per un CSM
- Nome della fonte e link
- Data di pubblicazione
Formatta la risposta in Markdown (elenco puntato), così può essere copiata in un commento o in una descrizione task di Asana.
Poi, prima di finalizzare, controlla il progetto Web access use-cases per assicurarti che lo stesso articolo non sia già stato suggerito negli ultimi 30 giorni. Salta eventuali duplicati.
✅ Esempio di output (dall’agente):
“Il percorso di carriera del CSM nel 2025: cosa ci aspetta?”
Riassunto: L’articolo esplora come il ruolo del Customer Success stia diventando sempre più strategico e integrato con i team di revenue.
Perché è importante: Aiuta un nuovo CSM a capire come il suo ruolo potrebbe evolvere nel tempo e quali competenze sviluppare fin da subito.
Fonte: Blog ChurnZero
Data: 23 maggio 2025
🔗 Leggi qui
“3 metriche che ogni CSM dovrebbe monitorare (e 2 da ignorare)”
Riassunto: Guida attraverso i KPI essenziali e spiega come evitare vanity metrics che possono falsare le valutazioni delle performance.
Perché è importante: Ottima introduzione per i nuovi CSM su cosa davvero conta nel misurare l’impatto.
Fonte: Newsletter Gainsight
Data: 19 maggio 2025
🔗 Leggi qui
3 – Monitora la tua azienda o il tuo brand
Infine, volevamo verificare quanto Web Access potesse tracciare le menzioni del nostro brand.
Per illustrarlo, abbiamo impostato una regola per parole chiave o brand specifici, come “i.DO”, per trovare menzioni rilevanti online.
Il nostro test con un prompt: l’AI cerca sul web le menzioni recenti e affidabili di i.DO come Asana Solutions Partner – notizie, blog, post su LinkedIn – e ne riassume i risultati indicando fonte, data e punti chiave.
💶 Costo medio per attivazione della regola: 1200 crediti
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Tu sei un assistente responsabile del monitoraggio di notizie, pubblicazioni e media online per aggiornamenti su “iDO”, l’Asana Solutions Partner.
Ogni volta che vieni attivato, cerca sul web eventuali articoli recenti, menzioni, post di blog o comunicati stampa che si riferiscono a:
“iDO” AND “Asana”
“iDO Clarity”
“iDO Solutions Partner”
Oppure qualsiasi riferimento diretto al ruolo di iDO come consulente, partner o esperto in work management / automazione / workflow AI.
Concentrati su fonti affidabili come testate giornalistiche, piattaforme di blog, LinkedIn, forum e siti aziendali.
Riassumi fino a 3 risultati rilevanti. Per ciascun risultato, fornisci:
Titolo o headline: il titolo principale dell’articolo o della menzione
Fonte: il nome del sito o della piattaforma (es. TechEurope.com, Asana Blog)
Data: la data di pubblicazione dell’articolo
Riassunto: un elenco di 5-10 punti che sintetizzano le principali informazioni o takeaway
Link: un link alla fonte originale, se disponibile
Se non viene trovata alcuna menzione, rispondi con:
“Nessun contenuto pubblico recente trovato che menzioni iDO come partner di Asana.”
Mantieni il tono conciso, professionale e accurato. Il tuo riassunto sarà revisionato in Asana e condiviso con il leadership team.
Non ripetere
Prima di suggerire nuovi elementi, controlla all’interno del progetto Asana Web access use-cases se un aggiornamento simile (in base a titolo, descrizione o link) è già stato pubblicato negli ultimi 30 giorni. Se trovi un contenuto simile, non ripeterlo. Includi solo menzioni nuove o aggiornamenti significativi non ancora riportati, per evitare ridondanze e mantenere i report freschi e rilevanti.
Esempio di output:
“iDO accelera l’adozione dei workflow AI nel settore retail”
Fonte: TechEurope.com – 23 maggio 2025
Riassunto:
iDO lancia gli agenti AI Studio per i clienti retail, automatizzando i workflow di marketing.
I team retail riportano miglioramenti significativi nella velocità delle campagne.
AI Studio viene usato per automatizzare i report, riducendo il lavoro manuale.
I primi utilizzatori includono grandi marchi della moda e della bellezza.
I successi mostrano un aumento del 15% nell’efficienza del marketing.
Le principali sfide riguardano l’integrazione dell’AI nei sistemi legacy.
Feedback positivi dei clienti sottolineano decisioni più rapide.
iDO pianifica di estendere l’uso di AI Studio ad altri settori come logistica e finanza.
Viene fornita formazione aggiuntiva per garantire un’adozione fluida.
iDO punta a dimostrare un ROI misurabile dell’AI nel retail.
🔗 https://techeurope.com/ido-ai-retail
“Partner Spotlight: iDO e Asana’s AI Studio per le imprese”
Fonte: Asana Partner Blog – 19 maggio 2025
Riassunto:
L’articolo evidenzia la leadership di iDO nel deployment di AI Studio per i clienti enterprise.
Focus su come AI Studio ottimizzi i workflow per clienti come Accor e LNA Santé.
Le automazioni basate su AI aiutano le aziende a scalare le operazioni in modo efficiente.
Le soluzioni di work management di iDO riducono ridondanze ed errori nei task.
L’integrazione di AI Studio migliora notevolmente il tracciamento e i report di progetto.
iDO utilizza soluzioni personalizzate per settori diversi, dall’hospitality all’healthcare.
Il blog riporta testimonianze dei clienti sui miglioramenti operativi.
iDO sta sviluppando nuove funzionalità AI per un customer support avanzato.
La collaborazione con Asana è presentata come un vantaggio strategico per iDO.
Asana attribuisce a iDO il merito di spingere i limiti dell’AI nei workflow enterprise.
NB: Per far funzionare questo processo, ho utilizzato un task ricorrente che attiva la regola ogni settimana.
Perché questi due superpoteri sono importanti
Usati insieme, Ricerca Web e Web Links sbloccano flessibilità e precisione nei tuoi workflow.
- Più accurati e aggiornati: l’accesso al web offre risultati più freschi e pertinenti rispetto al solo utilizzo delle conoscenze (più datate) dell’LLM.
- Costi/benefici: leggermente più costoso, quindi meglio riservarlo ai workflow in cui le informazioni in tempo reale generano un reale valore.
- Automazione ricorrente: particolarmente efficace se combinato con ricerche ricorrenti o automatiche (es: monitoraggio web).
- Filtro decisionale chiave: chiediti “questo workflow ha bisogno dei contenuti web più aggiornati o di una fonte online specifica?” Se sì, usa Web Access; se no, l’AI standard è spesso sufficiente.
Riferimenti:
- Forum product update: AI Studio now searches the web and reads web links!
- Help Center: AI Studio and web access
- Great post from @Ethan_DeWaal 🔍 Unlock Real-Time Intelligence: Master Web Search in Asana AI Studio
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