Ecco come integrare Asana e Notion. Per chi non lo conoscesse: Notion è un’applicazione web freemium per la produttività e la gestione di appunti, sviluppata da Notion Labs Inc.
Offre una serie di strumenti organizzativi come la gestione di appunti, di basi di conoscenza, liste di cose da fare e molto altro. In breve, ha alcune somiglianze con Asana e viene talvolta utilizzato in combinazione con esso.
Per chi usa entrambe le app, l’integrazione tra Asana e Notion apre un mondo completamente nuovo di possibilità di collaborazione. Le funzionalità di integrazione includono anteprime dei link, importazione di dati, database sincronizzati e flussi di lavoro avanzati.
Nota: è importante sottolineare che, in qualità di sviluppatore terzo, Notion è l’unico responsabile di questa integrazione. Asana non ne garantisce né approva il funzionamento.
Casi d’uso di Asana e Notion
1. Creazione di pagine Notion da azioni in Asana:
Lato Asana, le regole consentono di creare pagine Notion in base a eventi specifici, come: attività aggiunte, approvate, assegnate, spostate in una sezione o completate.
2. Panoramica dei link Asana in Notion:
Lato Notion, è possibile visualizzare i link Asana all’interno del proprio workspace Notion. Quando incolli un link Asana in un documento Notion per la prima volta, vedrai un pulsante con la scritta “Connect to Asana”.
Notion ti reindirizzerà per autenticare il tuo account Asana e, una volta effettuata l’autenticazione, il contenuto del link Asana apparirà direttamente nel documento Notion.
I link Asana successivi possono essere incollati per una visualizzazione e un accesso immediati dall’interno del workspace Notion. La connessione tra Asana e Notion può essere gestita dal menu “Settings & Members” alla voce “My Connected Apps” in Notion.
3. Integrazione delle informazioni dei progetti Asana nelle tabelle Notion:
Notion consente di integrare le informazioni dei progetti Asana, in particolare l’elenco delle attività, nei fogli di calcolo Notion. È possibile copiare il link di un progetto o di un’attività Asana e incollarlo in Notion utilizzando l’opzione “Paste as Database”.
Verrà generato un database vuoto con un elenco predefinito di proprietà, visualizzabile in formato tabella all’interno di Notion.
Tutte le proprietà Asana vengono aggiunte automaticamente alla tabella Notion, inclusi i dettagli delle attività come descrizioni e campi. Tuttavia, è importante notare che i commenti non sono inclusi in questa integrazione.
Vista Tabella
Vista Cronologia
Le sincronizzazioni sono continue ma unidirezionali: le modifiche ai dati devono essere effettuate sulla piattaforma originale affinché gli aggiornamenti appaiano in Notion.
Importazione da Asana a Notion
L’importazione da Asana ti consente di spostare i team, i progetti e le attività della tua organizzazione da Asana a Notion. Qualsiasi membro, su qualsiasi piano tariffario, può utilizzare l’importatore Asana.
Questo è diverso dal caso d’uso del database sincronizzato di cui si è parlato al punto #3.
L’importazione è preferibile se prevedi di usare Notion come strumento principale nel tuo lavoro.
⚠ I dati verranno duplicati in Notion, ma non sincronizzati.
Per importare da Asana, segui questi passaggi:
- Clicca su Import nella parte inferiore della barra laterale di Notion e seleziona Asana.
- Accedi ad Asana e seleziona un workspace Asana.
- Seleziona quale team Asana vuoi importare e in quale teamspace Notion vuoi importare.
- Seleziona quali progetti e attività vuoi importare.
Tutti i campi dei progetti e delle attività (come data di scadenza, incaricato, allegati, ecc.) verranno migrati.
L’importatore non trasferirà altri contenuti interni al progetto (come i brief del progetto o i documenti di riepilogo).
- Asana → Notion:
- Progetti → Projects
- Attività → Tasks
- Team → Teamspaces
- Organizzazione/Workspace → Workspace
Prerequisiti per integrare Asana e Notion
È necessario un account attivo sia per Asana che per Notion.
Limitazioni note
Alcuni utenti hanno segnalato problemi nell’accesso alle attività e ai progetti Asana tramite lo strumento di ricerca “Import” in Notion.
Inoltre, la sincronizzazione può presentare malfunzionamenti, in particolare per i progetti con un elevato numero di attività.
FAQ
Quanto tempo impiega lo strumento di importazione Asana per importare un elevato numero di attività?
I tempi di importazione possono variare da pochi minuti a diverse ore, a seconda della dimensione dell’importazione.
Riceverai una notifica via e-mail al completamento dell’importazione.
Esiste un limite al numero di attività importabili in una sola volta?
Non ci sono limiti rigidi al numero di attività importabili, ma si consiglia di limitare le importazioni a 20.000 attività per teamspace.
Gli aggiornamenti effettuati nel mio account Asana vengono aggiornati automaticamente in Notion?
Con la sincronizzazione del database, sì. Con la funzionalità di importazione, no.
Conclusione
L’integrazione tra Notion e Asana offre un potente set di strumenti per migliorare la collaborazione e mantenere l’organizzazione, per chi utilizza entrambe le app.
Grazie a questa integrazione, potrai creare pagine Notion dalle attività Asana, ottenere una panoramica dei link Asana all’interno di Notion e integrare le informazioni dei progetti Asa
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