La maggior parte dei team Risorse umane gestisce ancora processi critici con fogli di calcolo sparsi, thread di email pieni e strumenti scollegati tra loro. Il risultato? Onboarding lenti, responsabilità poco chiare e nuovi assunti che arrivano il primo giorno e percepiscono subito il caos. Asana cambia tutto questo, offrendo ai reparti Risorse umane uno spazio di lavoro unico e strutturato per gestire recruiting, onboarding e operatività quotidiana con piena visibilità e responsabilità chiare.
Se il tuo team Risorse umane fa fatica a lavorare con troppi strumenti, responsabilità poco definite o una distribuzione del carico di lavoro non equilibrata, non sei un caso isolato. Sono esattamente le sfide che i.DO, Asana Solutions Partner, ha aiutato a risolvere con centinaia di reparti Risorse umane in diversi settori e paesi.
Guarda qui sotto la panoramica video completa, poi continua a leggere per scoprire i due casi d’uso principali trattati.
Il problema: troppi strumenti, poca struttura
C’è un aspetto che emerge in quasi ogni conversazione con i responsabili delle Risorse umane: la frustrazione per il modo in cui il lavoro viene gestito internamente. Troppi strumenti, responsabilità poco chiare e una scarsa distribuzione del carico di lavoro creano una realtà quotidiana in cui i fogli di calcolo diventano obsoleti non appena vengono salvati e le email si trasformano in buchi neri in cui le decisioni spariscono. E quando arriva un nuovo dipendente, la mancanza di struttura è subito evidente. Non è certo l’esperienza di onboarding che vuoi offrire.
Questo genera un effetto a catena:
I nuovi assunti percepiscono la disorganizzazione ancora prima di iniziare a lavorare con voi
I manager delle Risorse umane passano più tempo a rincorrere aggiornamenti che a supportare le persone
La coordinazione interfunzionale (configurazione IT, preparazione del manager, logistica) lascia spazio a errori e dimenticanze
Una piattaforma di work management come Asana elimina questi punti critici, trasformando ogni processo in un flusso di lavoro chiaro, tracciabile e automatizzato.
Caso d’uso 1: creare un ATS semplice in Asana
Potresti già avere un Applicant Tracking System dedicato. Ma se è troppo costoso, troppo complesso o troppo isolato per consentire la collaborazione con i manager coinvolti nelle assunzioni al di fuori delle Risorse umane, Asana offre un’alternativa leggera ed efficace.
Come funziona
Crea un modulo di richiesta per le candidature. Inseriscilo nella vostra pagina “carriere” o condividi direttamente il link con i candidati. Ogni invio genera automaticamente un’attività in Asana.
Imposta una bacheca Kanban con una colonna per ogni fase della selezione: Candidatura ricevuta, Colloquio, Offerta Inviata, Accettato/Rifiutato.
Assegna e automatizza. Quando una candidatura arriva nella prima colonna, Asana può assegnarla automaticamente al referente Risorse umane e impostare una data di scadenza. Spostando l’attività nella fase Colloquio, l’assegnazione passa automaticamente a chi deve organizzare il colloquio.
Collabora su ogni candidato direttamente nell’attività. Commenti, feedback, note dei colloqui e prossimi passi restano tutti nello stesso posto.
Crea una dashboard per monitorare i tempi di assunzione, volume della pipeline e tassi di conversione tra le varie fasi.
Perché è importante
Questa configurazione offre ai team Risorse umane qualcosa che spesso manca del tutto: metriche sul recruiting. Puoi misurare quanto dura ogni fase, individuare i colli di bottiglia e recuperare subito i profili dei candidati passati quando si apre una nuova posizione. Niente più ricerche infinite negli archivi email.
Caso d’uso 2: automatizzare l’onboarding dei dipendenti con i modelli
Ogni nuovo assunto merita un’esperienza di onboarding strutturata e ben documentata. Con i modelli di progetto di Asana puoi costruire il processo una volta sola e migliorarlo a ogni nuova assunzione.
Come funziona
Crea un modello di progetto per l’onboarding che copra ogni attività, dall’arrivo del dipendente (configurazione IT, preparazione della postazione, raccolta dei documenti, …) fino ai primi sei mesi (momenti formativi, check-in, valutazioni delle performance, …).
Imposta date di scadenza relative. Basta indicare ad Asana la data di inizio del nuovo assunto e ogni attività viene pianificata automaticamente. Nessun calcolo manuale.
Assegna automaticamente le attività alle persone giuste nei vari reparti. L’IT si occupa del computer. Il manager prepara l’arrivo. Le Risorse umane gestiscono la documentazione di conformità.
Migliora il processo nel tempo. Dopo ogni ciclo di onboarding, torna sul modello e perfezionalo. Ogni nuovo assunto beneficia di un processo leggermente migliore rispetto al precedente.
L’impatto
In i.DO questo approccio copre il periodo che va da un mese prima dell’arrivo fino a sei mesi dopo. I dipendenti evidenziano spesso l’esperienza di onboarding come uno degli aspetti migliori del loro ingresso in azienda. Un feedback del genere non arriva per caso. Succede quando il processo è documentato, automatizzato e migliorato in modo continuo
Oltre recruiting e onboarding: altri casi d’uso per le Risorse umane in Asana
I due flussi di lavoro spiegati qui sopra sono solo il punto di partenza. I team Risorse umane che usano Asana gestiscono anche:
Riunioni di team in progetti strutturati, con ordini del giorno, azioni da svolgere e follow-up monitorati in attività dedicate.
Inbox per le idee dei dipendenti in cui il personale invia suggerimenti per migliorare policy e processi tramite moduli.
Richieste di ferie e permessi con invii tramite modulo e flussi di approvazione per i manager.
Collaborazione interfunzionale così che onboarding, configurazione IT, richieste logistiche e check-in dei manager avvengano tutti nello stesso strumento già usato dal resto dell’azienda.
Quest’ultimo punto è più importante di quanto sembri. Quando le Risorse umane lavorano sulla stessa piattaforma degli altri reparti, i silos si riducono. Per esempio: il modello di onboarding che assegna attività all’IT; quell’attività compare direttamente nel progetto del team IT. Nessuna email separata, nessuno strumento aggiuntivo, nessun passaggio perso.
Perché lavorare con i.DO?
i.DO è un Asana Solutions Partner che va oltre la semplice implementazione dello strumento. Il team aiuta i reparti Risorse umane a mappare i processi esistenti, riprogettare i flussi di lavoro per renderli più chiari ed efficienti e implementarli in Asana con automazioni, modelli e dashboard pensati per crescere nel tempo.
Che tu abbia bisogno di una pipeline di recruiting più chiara, di un processo di onboarding solido o di una revisione completa dell’operatività del tuo team Risorse umane, sappi che i.DO lo ha già fatto centinaia di volte in settori e Paesi diversi.
FAQ
• Asana può davvero sostituire un ATS dedicato?
Per molte aziende di medie dimensioni, sì. Moduli, automazioni, viste bacheca e reportistica di Asana permettono di gestire un processo di recruiting completo senza i costi o la complessità di un ATS standalone. Nelle organizzazioni più grandi, con esigenze di conformità molto specifiche, Asana può affiancare l’ATS esistente gestendo gli aspetti collaborativi e interfunzionali delle assunzioni.
• Quanto tempo serve per impostare un modello di onboarding?
Un modello iniziale può essere creato in poche ore. Il vero valore emerge nel tempo, quando lo migliori dopo ogni nuova assunzione e trasformi un buon processo in un processo eccellente.
• Anche gli altri reparti devono usare Asana?
È proprio questo uno dei vantaggi principali. Quando tutta l’organizzazione lavora in Asana, le attività interfunzionali (come la configurazione IT durante l’onboarding) scorrono senza attriti. Ma anche se le Risorse umane fossero il primo team ad adottare Asana, i flussi di lavoro funzionano comunque in autonomia.
• E se i nostri processi Risorse umane oggi fossero un caos?
È esattamente in questi casi che una soluzione di work management genera il massimo valore. i.DO è specializzata nell’aiutare i team a passare da un approccio frammentato e reattivo a uno strutturato e proattivo. Il primo passo è mappare quello che fate davvero oggi, poi progettare il modo in cui dovrebbe funzionare.
Vuoi scoprire cosa può fare Asana per il tuo team Risorse umane?
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