Work Innovation Tour Toronto: 4 spunti per gestire meglio il lavoro

Troppo tempo passato a rincorrere gli aggiornamenti. Troppi passaggi di consegne senza responsabilità chiare. Troppa poca visibilità tra i team. Dal Work Innovation Tour di Toronto abbiamo ricavato una lezione fondamentale: per gestire meglio il lavoro occorre concentrarsi su quattro priorità collegate tra loro: flussi di lavoro basati sull’AI che siano davvero utili, un’adozione duratura, una visibilità condivisa per i team ibridi e gli insegnamenti tratti dalle esperienze concrete dei clienti.

Il Team di i.DO ha sponsorizzato l’evento, incontrando la community di Asana tra interventi, testimonianze dei clienti e conversazioni con i responsabili della gestione del lavoro. I confronti hanno messo in luce sfide familiari a responsabili operativi, PMO e dirigenti: come trasformare un investimento tecnologico in un modo di lavorare migliore?

Ecco i quattro temi che ci hanno colpito di più, accompagnati da indicazioni pratiche per portarli nella tua organizzazione. Le raccomandazioni che seguono si basano sugli spunti raccolti durante l’evento; non descrivono implementazioni realizzate presso clienti specifici.

1. I flussi di lavoro basati sull’AI devono rispondere a un’esigenza operativa chiara

L’intelligenza artificiale e i flussi di lavoro automatizzati sono stati al centro delle discussioni a Toronto. Durante gli interventi, l’attenzione si è concentrata su come liberare i team dalle attività amministrative ripetitive, per dedicare più tempo a iniziative di maggiore impatto.

Per un team operativo, un buon punto di partenza è l’individuazione di un collo di bottiglia ricorrente. Dove si ferma il lavoro? Quali informazioni vengono copiate da un sistema all’altro? Quali richieste arrivano senza il contesto necessario per procedere?

Prima di introdurre l’AI, definisci il flusso di lavoro che dovrà supportare:

Per esempio, un team potrebbe valutare un processo ripetitivo di classificazione e smistamento delle richieste come possibile caso d’uso dell’AI. Il primo passo sarebbe definire le categorie delle richieste, le responsabilità di smistamento e le eccezioni, anziché automatizzare un processo privo di criteri uniformi.

Misura i tempi attuali di gestione e la frequenza delle rilavorazioni prima di avviare un progetto pilota. Avrai così un riferimento per valutare i risultati, senza dare per scontato che introdurre l’AI generi automaticamente valore.

2. L’adozione di Asana richiede governance e gestione del cambiamento

Acquistare un software non basta a creare un modo di lavorare condiviso. L’adozione e la gestione del cambiamento sono stati temi ricorrenti nei confronti con i clienti e nelle tavole rotonde, soprattutto quando si parlava di estendere pratiche coerenti a tutta l’organizzazione.

Con la crescita dei team, piccole differenze diventano problemi operativi. Un reparto usa lo stato “In corso” per indicare che il lavoro è iniziato. Un altro lo usa per indicare che una richiesta è stata accettata. Chi coordina entrambi i team non può interpretare quello stato in modo affidabile.

Le convenzioni condivise rendono il lavoro più facile da comprendere. Durante l’evento è emersa l’importanza di basi concrete, come convenzioni per la raccolta dei campi e modelli strutturati.

Per le organizzazioni che stanno definendo il proprio approccio all’adozione di Asana, ecco un’utile lista di controllo per la governance:

Concentra la governance sulle decisioni che le persone devono effettivamente prendere. Se un campo non aiuta a stabilire le priorità, ad agire o a creare report, chiediti perché i team debbano tenerlo aggiornato.

3. La collaborazione ibrida deve collegare i team in ufficio e sul campo

Le conversazioni a Toronto hanno confermato che il lavoro ibrido va oltre l’alternanza tra ufficio e casa. Alcune organizzazioni devono collegare chi lavora alla scrivania con colleghi e colleghe che operano in diverse sedi sul campo.

Quando questi gruppi si basano su aggiornamenti separati, si creano silos operativi. Un team sul campo può sapere che un’attività è in ritardo, mentre l’ufficio continua a pianificare sulla base di tempistiche ormai superate.

Serve una fonte unica di riferimento che offra una visione coerente del lavoro sia da computer sia da dispositivi mobili. Il modello operativo conta quanto la piattaforma: i team devono sapere dove inserire un aggiornamento e chi deve intervenire di conseguenza.

Per valutare il tuo flusso di lavoro, segui un passaggio di consegne dall’inizio alla fine:

Questo esercizio offre a chi guida i team un punto di partenza concreto per migliorare la visibilità tra i gruppi, senza considerare ogni problema di comunicazione un motivo per aggiungere un altro strumento.

4. Le esperienze concrete dei clienti aiutano a valutare la trasformazione

Gli interventi e le tavole rotonde tra professionisti hanno mostrato il lato pratico della gestione del lavoro. Ascoltare come le organizzazioni utilizzano le piattaforme moderne ha aiutato a collegare gli obiettivi di trasformazione digitale al lavoro quotidiano.

Per i team che stanno valutando un cambiamento, una testimonianza utile va oltre la domanda “Quale software hanno acquistato?”. Un caso d’uso reale spiega il problema iniziale, le modifiche ai flussi di lavoro, l’impegno necessario per favorire l’adozione e le prove dei miglioramenti ottenuti.

Quando valuti un case study, chiediti:

Usa queste risposte per definire un progetto pilota adatto al tuo contesto. Un insegnamento pertinente vale più della riproduzione integrale dell’organizzazione del lavoro di un’altra azienda.

Trasforma gli spunti di Toronto in un progetto pilota mirato

I quattro temi suggeriscono un passo successivo concreto: scegliere un flusso di lavoro in cui il coordinamento manuale, le responsabilità poco chiare o gli aggiornamenti frammentati creano attriti.

Documenta il processo attuale, concorda convenzioni condivise e coinvolgi le persone che gestiscono i passaggi di consegne. Poi sperimenta un miglioramento mirato e valuta i risultati prima di estenderlo.

In qualità di Asana Solutions Partner, i.DO riunisce consulenti esperti di Asana per aiutare le imprese a collegare le scelte sulla piattaforma al modo in cui lavorano i loro team. Dopo il Work Innovation Tour di Toronto, stiamo portando questi spunti nei confronti con i clienti sull’ottimizzazione dei processi e sull’adozione duratura.

Vuoi applicare questi spunti alla tua organizzazione? Parla con il Team di i.DO del flusso di lavoro che vuoi migliorare, che si tratti di ridurre il coordinamento manuale, rafforzare l’adozione di Asana o collegare i team in ufficio e sul campo.

Domande frequenti

Quali sono stati gli spunti principali del Work Innovation Tour di Toronto?

I quattro spunti principali sono stati la crescente attenzione ai flussi di lavoro basati sull’AI, l’importanza dell’adozione e della gestione del cambiamento, la necessità di una visibilità condivisa tra i team ibridi e il valore delle esperienze concrete dei clienti.

Come dovrebbero affrontare le organizzazioni l’introduzione dell’AI nella gestione del lavoro?

Parti da un problema operativo ben definito. Chiarisci le informazioni necessarie, le responsabilità, le eccezioni e i passaggi di revisione umana prima di introdurre l’AI. Stabilisci un riferimento iniziale per valutare se il progetto pilota migliora i tempi di gestione, la qualità o il coordinamento.

Cosa aiuta le organizzazioni a mantenere nel tempo l’adozione di Asana?

Convenzioni di lavoro condivise, una governance chiara, modelli strutturati e una formazione legata alle responsabilità quotidiane offrono basi concrete. I team devono capire sia dove organizzare il lavoro sia come tenerlo aggiornato.

A cosa dovrebbero dare priorità i team ibridi per migliorare la collaborazione?

Dai priorità a una base informativa condivisa sul lavoro, a responsabilità chiare per gli aggiornamenti e a modalità di accesso adatte sia a chi lavora in ufficio sia a chi opera sul campo. Esamina i passaggi di consegne per individuare dove le informazioni diventano frammentate o obsolete.