Qu’y a-t-il de pire que les réunions ? Les réunions auxquelles votre patron assiste en spectateur. Mais si vous donnez du pouvoir à votre PDG, en lui donnant une hache et la permission de couper à travers la jungle des processus, alors les choses deviennent intéressantes !
Vous verrez que permettre à un manager, voire au PDG, d’assister à vos réunions n’est pas une si mauvaise idée.
Vous pourriez même aboutir à des processus plus simples et à l’approbation finale de la suppression des étapes inutiles.
Simplifier les flux de travail pour des réunions efficaces
Au début de ma carrière, j’aidais l’un de mes premiers gros clients.
Notre tâche consistait à aider l’entreprise à déployer une solution de gestion du travail (Asana).
Mais avant de mettre en œuvre un processus ou un flux de travail, il faut évaluer la situation et comprendre les processus.
C’est généralement à ce moment-là que les parties prenantes qui vous aident vous disent des choses comme « Bon sang, bonne chance ».
Se frayer un chemin dans la jungle des approbations
J’entretenais de bonnes relations avec le PDG et il était très impliqué dans le déploiement d’Asana, il m’a donc demandé s’il pouvait assister à l’une des réunions.
Le sujet du jour : définir le processus de publication d’un article de blog sur le site Web de l’entreprise. Tout le monde était présent : l’équipe chargée des droits d’auteur, l’équipe de développement, l’équipe juridique…
Les choses ont commencé comme d’habitude : ils ont expliqué comment ils cataloguent les idées, reçoivent des idées via un formulaire, les trient, choisissent une idée, écrivent le contenu, le traduisent, et… le font approuver par Linda, puis Richard, puis Barbara, et enfin par Paul.
Le PDG est perplexe. « Vous attendez vraiment 4 approbations différentes pour publier un simple article de blog ? C’est de la folie !
Et il s’est vu répondre le refrain habituel : « Eh bien, c’est comme ça que nous avons toujours fait ».
Le PDG a immédiatement pris une machette dans la jungle des processus, supprimant toutes les étapes et approbations inutiles pour rationaliser l’opération.
Désormais, une seule approbation était nécessaire pour publier l’article de blog.
Que s’est-il passé ?
Un processus autrefois simple s’est transformé en quelque chose de beaucoup plus complexe, où tout le monde s’est protégé en ajoutant des couches supplémentaires d’approbations.
D’autres ont insisté sur le fait qu’ils devaient être un approbateur pour justifier leur rôle d’une manière ou d’une autre.
La principale leçon tirée de l’expérience
En observant la scène depuis la ligne de touche, j’ai appris une leçon essentielle lors de l’élaboration de processus :
Veillez toujours à impliquer la personne qui a le pouvoir de simplifier le processus.
Plus le processus est simple, mieux c’est. Se frayer un chemin dans la jungle des processus
La simplification des processus a un impact financier immédiat.
Trois couches de validation inutiles peuvent représenter 10 ou 20 heures de travail supplémentaire par mois pour une équipe de travailleurs hautement qualifiés, ce qui coûte à l’entreprise entre 100 et 200 dollars de l’heure.
Cela représente entre 1 000 et 4 000 dollars d’optimisation immédiate (en plus des maux de tête que vous avez évités).
Transparence et incitations au changement
Ne vous cachez pas derrière le processus. Lorsque vous documentez la façon dont votre équipe travaille, mettez l’accent sur ce que vous considérez comme des étapes inutiles et faites de la recherche d’une simplification et d’une rationalisation de ces étapes une priorité.
Insistez sur les incitations financières s’il le faut, car personne n’aime perdre du temps, et personne ne veut gaspiller de l’argent !
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