Automatisations
💡 Automatisations Asana construites pour nos clients
En tant qu’utilisateur d’Asana, j’ai un super pouvoir : je sais comment coder et utiliser l’API d’Asana pour (virtuellement) faire faire n’importe quoi à Asana 🙂 nous utilisons ce pouvoir pour nos clients et nous-mêmes quotidiennement !
1- Automatisations Asana avec règles et modèles
💧 La cascade des factures
Dans notre Asana, nous avons une tâche par client et chacune contient son nom, son pays, sa langue, son adresse… nous avons créé une automatisation pour que ces informations soient copiées (d’où la cascade) vers les sous-tâches en dessous (comme les devis et les factures).
🔥 L'assistant de priorité
Beaucoup de nos projets ont un champ personnalisé « Priorité » avec une seule valeur « Haute » et quand une tâche a cette valeur, notre automatisation ajoute un emoji de feu à son nom pour que nous voyions la priorité depuis la vue Mes Tâches directement.
🦄 Les animaux iDO
Nous avons attaché un animal à chaque client en fonction de son potentiel (licorne pour un gros potentiel, lion pour un potentiel intéressant…) et nous avons une automatisation apposant l’animal à la tâche du client, et au projet également !
👾 Les tâches personnelles
Mon propre compte Asana pro est utilisé pour héberger des tâches privées et personnelles et j’ai créé une automatisation pour annexer un emoji alien à toute tâche personnelle, ce qui me permet de les distinguer des autres tâches.
🌈 Le gestionnaire de sous-tâches
Notre calendrier de contenu utilise beaucoup de sous-tâches et nous voulions qu’elles apparaissent sur le calendrier ; notre automatisation permet donc d’intégrer n’importe quelle sous-tâche dans le projet principal !
2- Automatisations Asana avec un outil externe
🔌 Le hack d'intégration
Lorsqu’Asana a introduit des vues en lecture seule pour les projets, de nombreux utilisateurs ont voulu intégrer cette vue sur leur site Web, mais Asana a empêché ce comportement ; nous avons créé un code permettant d’intégrer une vue en lecture seule n’importe où.
📅 Le renommage des réunions
Un de nos clients affichait des tâches de réunion sur son calendrier, mais il manquait le nom du projet dans le nom de la réunion ; nous avons donc créé une automatisation qui ajoute le nom du projet à ces tâches.
🔋 Le remplissage de portefeuille
Un de nos clients utilise la Gestion des Ressources et avait besoin que tous les projets soient ajoutés à un portefeuille principal, notre automatisation le fait automatiquement, lui épargnant des erreurs et des heures de travail par an.
🔢 Le calculateur
Asana n’a pas de formules pour les champs personnalisés, nous l’avons donc créé nous-mêmes et nous l’utilisons partout !
👨🔧 Le majordome
Notre client avait besoin de faire plusieurs actions lorsqu’une affaire Hubspot était conclue (créer un projet basé sur un modèle, ajouter le projet à un portefeuille, remplir plusieurs champs) et notre automatisation leur permet de faire ces actions avec une simple action Zapier appelant notre code.
💰 Le comptable
Notre client calcule le temps que prend une tâche, et les assigne à des rôles spécifiques ; grâce à des champs personnalisés, ils décident quel est le taux de chaque rôle, ce qui permet à notre automatisation de calculer le coût exact de chaque tâche ainsi que de consolider une somme au niveau du portefeuille !
👯 Le créateur de masse
Notre client avait besoin de créer des centaines de projets, tous basés sur un modèle. Nous avons créé un outil leur permettant de simplement coller une liste de noms de projets, et notre outil s’est occupé du reste !
🏀 Le détecteur de non activité
Un client est venu nous voir avec une demande inhabituelle » peut-on me dire quelle tâche n’a pas reçu de commentaire dans les 7 derniers jours ouvrés, et est-ce mon équipe ou le client qui a écrit en dernier ? « . Nous avons créé l’outil dont ils avaient besoin 🙂 .
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