Quand les tâches sont réparties entre plusieurs projets, des e-mails, des notes et des documents, il devient facile d’oublier une action importante. Dans Asana, la vue « Mes tâches » centralise toutes les tâches qui vous sont assignées. La configuration la plus simple et la plus efficace consiste à masquer les tâches terminées, regrouper les tâches par échéance et traiter régulièrement celles qui n’ont pas encore de date.
« Mes tâches », le centre de commande de votre travail individuel
« Mes tâches » rassemble les tâches qui vous sont assignées dans les différents projets auxquels vous participez. Elle peut remplacer les listes personnelles dispersées sur votre ordinateur, dans vos e-mails, un document ou un carnet.
Cette vue ne doit pas être confondue avec la boîte de réception. La boîte de réception sert principalement à suivre la communication et les notifications. « Mes tâches » sert à piloter l’exécution de votre travail.
L’objectif est simple : retrouver au même endroit ce que vous devez faire, décider de vos priorités et avancer sans devoir ouvrir chaque projet l’un après l’autre.
Pourquoi la structure proposée par défaut demande de la maintenance
Asana propose généralement une organisation composée de plusieurs sections, comme :
- Récemment attribué
- À faire aujourd’hui
- À faire cette semaine
- À faire plus tard
Chaque nouvelle tâche qui vous est assignée arrive dans la première section. Vous devez ensuite lui ajouter une échéance, puis la déplacer manuellement dans la section appropriée.
Cette organisation peut fonctionner, mais elle demande une maintenance constante. Lorsque le nombre de tâches augmente, le déplacement manuel des tâches prend du temps et la vue devient plus difficile à tenir à jour.
Une structure regroupée par échéance est souvent plus simple pour commencer.
La configuration recommandée pour commencer
1. Créez une nouvelle vue en liste
Dans « Mes tâches », créez une nouvelle vue en liste. La vue en liste est la plus lisible pour obtenir rapidement une vision de l’ensemble de vos actions.
2. Masquez les tâches terminées
Ajoutez un filtre pour n’afficher que les tâches non terminées. Les tâches complétées restent accessibles dans les projets ou grâce à la recherche avancée, mais elles ne prennent plus de place dans votre vue de travail quotidienne.
Ce simple filtre vous permet de vous concentrer sur ce qui nécessite encore votre attention.
3. Regroupez les tâches par échéance
Remplacez le regroupement par section par un regroupement par échéance. Asana organise alors vos tâches en fonction de leur date : les tâches en retard, celles à faire aujourd’hui, puis celles prévues dans les jours ou les semaines à venir.
Masquez les groupes vides pour alléger la lecture. Les paramètres de la vue sont conservés, vous n’avez donc pas besoin de les reconfigurer chaque fois que vous ouvrez « Mes tâches ».
Vous obtenez ainsi une hiérarchie naturelle :
- Les tâches en retard
- Les tâches à faire aujourd’hui
- Les tâches à venir
- Les tâches sans échéance
Le point de vigilance : les tâches sans échéance
Les tâches sans échéance apparaissent généralement tout en bas de la vue. C’est pratique pour organiser les tâches datées, mais cela crée un risque : si vous ne consultez que le haut de votre liste, vous pouvez oublier les tâches qui n’ont pas de date.
Une tâche sans échéance peut avoir plusieurs significations :
- Elle doit réellement être planifiée
- Elle n’est plus prioritaire, mais doit être réévaluée plus tard
- Elle n’est plus utile et peut être supprimée
- Son contexte n’est pas assez clair pour que vous puissiez la traiter
Consultez régulièrement ce groupe de tâches. Si une tâche reste pertinente, ajoutez-lui une date. Si vous ne savez pas pourquoi elle existe, demandez à la personne qui l’a créée ou assignée de préciser le besoin. Même une échéance éloignée permet de faire remonter la tâche au moment où elle devra être réévaluée.
L’objectif n’est pas de remplir votre liste de dates artificielles. Il s’agit de donner à chaque tâche une prochaine étape claire : la réaliser, la planifier ou la supprimer.
Trois façons de personnaliser « Mes tâches »
La configuration par échéance est la meilleure base. Vous pouvez ensuite adapter votre vue à votre façon de travailler.
Organiser les tâches par priorité
Si la priorité est plus importante pour vous que la date, conservez le filtre sur les tâches non terminées et regroupez-les par champ de priorité.
Vous pourrez alors vous concentrer d’abord sur les tâches les plus importantes. Cette méthode fonctionne uniquement si les champs sont correctement renseignés. Les tâches sans valeur de priorité resteront difficiles à classer et risquent de perdre en visibilité.
Vous pouvez utiliser un champ de priorité, mais aussi un champ lié à la taille, à la complexité ou à un autre critère réellement utile dans votre travail.
Conserver les sections et automatiser les déplacements
Si vous préférez garder les sections « Récemment attribué », « À faire aujourd’hui », « À faire cette semaine » et « À faire plus tard », vous pouvez réduire la maintenance avec des règles.
Quelques exemples :
- Lorsqu’une échéance arrive aujourd’hui, déplacer automatiquement la tâche dans « À faire aujourd’hui »
- Lorsqu’une échéance arrive une semaine plus tard, déplacer la tâche dans « À faire cette semaine »
- Lorsqu’une priorité élevée est renseignée, déplacer la tâche dans une section « Top priorité »
- Lorsqu’une tâche n’est plus bloquée, la déplacer dans « Récemment attribué » pour la faire remonter dans votre vue
Dans la démonstration, les règles liées aux échéances sont exécutées pendant la nuit. Les tâches concernées sont donc rangées automatiquement pour le lendemain.
Les règles sont utiles, mais elles ajoutent aussi de la complexité. Commencez par une configuration simple avant d’en créer plusieurs. Vous devez comprendre et maintenir votre organisation, pas construire un système difficile à utiliser.
Liste, tableau ou calendrier : quelle vue choisir ?
« Mes tâches » propose trois types de vues :
- La vue liste, la plus claire pour commencer et suivre les échéances
- La vue tableau, qui présente les tâches sous forme de cartes et rappelle une organisation en colonnes
- La vue calendrier, qui permet de visualiser les tâches par mois ou par semaine
Commencez par la vue liste avec un filtre sur les tâches non terminées et un regroupement par échéance. Testez ensuite le tableau ou le calendrier si ces formats correspondent mieux à votre manière de travailler.
La meilleure vue est celle qui vous permet de décider rapidement quoi faire ensuite.
Une routine simple pour utiliser « Mes tâches » chaque jour
Une bonne configuration ne suffit pas si vous ne consultez jamais votre vue. Créez une routine en trois moments :
- Le matin, consultez vos tâches et identifiez vos priorités
- Pendant la journée, revenez dans « Mes tâches » pour suivre votre avancement
- Le soir, vérifiez ce qui a été terminé et replanifiez les tâches qui doivent être déplacées
Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis clavier présentés dans la session : Tab + Z pour revenir rapidement à « Mes tâches » et Q pour créer une nouvelle tâche.
Cette routine vous évite d’ouvrir chaque projet pour retrouver vos actions. Asana devient votre point de référence pour savoir ce qui doit être traité, planifié ou supprimé.
FAQ
Quelle est la première configuration à mettre en place ?
Créez une vue en liste, masquez les tâches terminées et regroupez les tâches restantes par échéance. C’est la configuration la plus simple pour obtenir rapidement de la visibilité.
Que faire des tâches sans échéance ?
Consultez-les régulièrement. Ajoutez une date si la tâche reste utile, demandez des précisions à la personne qui l’a créée si nécessaire, ou supprimez-la si elle n’a plus de raison d’être.
Dois-je utiliser des règles dès le début ?
Non. Commencez par la vue regroupée par échéance. Ajoutez des règles seulement lorsque votre organisation de base est claire et que vous savez quel déplacement vous souhaitez automatiser.
Puis-je organiser mes tâches par priorité plutôt que par échéance ?
Oui. Utilisez un champ de priorité et regroupez votre vue sur ce champ. Assurez-vous toutefois que les priorités sont renseignées de manière cohérente.
Quelle est la vue la plus efficace ?
La vue liste est recommandée pour commencer, car elle permet de lire rapidement les tâches et leurs échéances. Les vues tableau et calendrier peuvent ensuite compléter votre organisation.
Conclusion
Pour bien utiliser « Mes tâches » dans Asana, commencez par rendre votre vue lisible : masquez les tâches terminées, regroupez les tâches non terminées par échéance et surveillez le groupe sans échéance. Une fois cette routine installée, vous pourrez ajouter les champs de priorité ou des règles pour personnaliser davantage votre organisation.
Avec cette approche progressive, « Mes tâches » devient un véritable centre de commande pour votre travail quotidien, sans vous imposer un système trop complexe dès le départ.
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