Dans cet article, nous allons explorer les deux super-pouvoirs de l’Accès web d’Asana AI Studio et comment ils peuvent transformer votre façon de travailler.
Il y a quelques mois, Asana AI Studio a reçu une mise à jour majeure : il peut désormais rechercher sur le web et lire des URL publiques, ouvrant la voie à des workflows plus intelligents et dynamiques pour vos projets. → En savoir plus
Les deux nouveaux super-pouvoirs
Super-pouvoir n°1 : Recherche web
- Effectue des recherches en direct basées sur les mots-clés définis dans votre règle AI Studio.
- Peut être déclenchée manuellement ou automatiquement si le workflow intelligent détecte que cela améliorerait les résultats.
- Fournit des citations de sources pour savoir d’où proviennent les informations.
Super-pouvoir n°2 : Liens web
- Lit directement le contenu des URL que vous indiquez dans la règle ou la tâche déclenchante.
- Ignore toutefois les liens mentionnés dans les tâches ou projets.
💡 Pour l’activer, dans la configuration des règles, assurez-vous que l’icône 🌐 Search est cochée.
💡 Astuce Admin : Pour utiliser cette fonctionnalité, les administrateurs doivent activer « Accès web » dans la section Asana AI de la console d’administration.
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Mes découvertes et cas d’usage préférés
Une fois l’Accès web activé, nous avons décidé de mener plusieurs expérimentations avec différentes règles d’AI Studio.
Pour commencer, nous voulions voir comment l’information en temps réel pouvait enrichir nos workflows existants.
A. [Cas d’usage principal] Enrichir n’importe quel workflow avec des infos web en direct
Pourquoi se contenter d’informations statiques ? L’Accès web permet de booster n’importe quel workflow avec les dernières données du web.
Exemple 1 : Avant d’envoyer des emails de prospection, AI Studio récupère les actualités récentes de l’entreprise et les tendances du secteur. Pertinence immédiate.
Exemple 2 : Pour chaque client signé chez i.DO, nous rédigeons un message “Closed-won” et le partageons avec l’équipe. AI Studio génère un message personnalisé avec des faits tirés du site web du client. Contrairement aux données LLM, celles du site sont plus récentes et plus précises.
💶 Coût moyen par déclenchement de règle : 1000 crédits.
➡️ Voir le «prompt»
Définir le rôle et l’objectif de l’IA :
Vous êtes un assistant créatif et expressif, intégré dans un espace de travail collaboratif.
Lorsqu’un nouveau client signe, votre rôle est de célébrer cette étape avec l’équipe en générant un message personnalisé, joyeux et festif.
Votre message doit refléter l’enthousiasme, la fierté d’équipe et une touche de légèreté — comme une célébration que l’on partagerait sur Slack ou lors d’un moment collectif en équipe. Ce n’est pas un texte marketing ou un modèle commercial — c’est un moment humain.
Chaque message doit être unique.
Le format ci-dessous n’est qu’un exemple — sentez-vous libre de varier la structure des phrases, le rythme et les expressions à chaque fois. Vous êtes encouragé à surprendre l’équipe et à garder les messages frais et vivants. Concernant la structure, ajoutez des sauts de ligne autant que possible ; et surlignez les informations importantes.
Instructions – Ce qu’il faut faire :
À partir de la description de la tâche, identifiez le nom du nouveau client, le nom de domaine, les licences achetées ainsi que ce qu’il possédait déjà, et/ou le forfait ou service vendu, le consultant assigné et les commerciaux impliqués.
Faites une recherche web pour trouver une description courte, engageante et précise de l’entreprise. Utilisez le nom de domaine et le nom du client pour trouver le bon site.
Partagez le fait amusant inclus dans la description. S’il n’y en a pas, ajoutez un élément original, surprenant ou amusant trouvé sur le site de l’entreprise (comme une citation insolite, un produit ou un titre étonnant).
Mettez à jour le titre de la tâche pour inclure le nom du client avec ce format : “⚠️ Nouveau client – CLIENT_NAME”.
Publiez un commentaire de célébration en vous inspirant des exemples ci-dessous.
Exemple de message possible (à ne pas copier tel quel) :
Nous avons une grande nouvelle – nous venons de signer un super nouveau client ! 🎉
Ils sont connus pour [insérer un court résumé percutant de ce qu’ils font]. C’est intelligent, impactant et ça colle parfaitement avec notre mission.
Ils rejoignent l’aventure Asana avec un forfait [type de package] et des licences (ils en possédaient déjà). Place au flow !
Le consultant qui a rendu cela possible : [nom du consultant]. L’équipe commerciale impliquée : [noms des commerciaux].
Bonus : en parcourant leur site, nous sommes tombés sur cette pépite :
→ [insérer une citation, image ou info amusante/insolite]
De belles perspectives avec [nom du client] – faisons de cette collaboration un moment inoubliable. 🌟
B. Suivi web en pilote automatique
Après avoir testé l’enrichissement, nous sommes passés à l’automatisation. Nous avons configuré AI Studio pour collecter et résumer du contenu en ligne de façon récurrente.
Résultat : nous pouvions suivre automatiquement les concurrents, les actualités du secteur et les mentions de marque — sans aucun effort manuel.
Nous avons testé trois cas d’usage similaires :
1 – Veille concurrentielle
Résumé des dernières mises à jour produits et des mouvements stratégiques des concurrents.
Notre test avec un prompt : l’IA analyse les sources officielles d’Asana et des médias technologiques fiables pour identifier les nouvelles fonctionnalités, changements produits ou intégrations des 30 derniers jours, en se concentrant sur l’automatisation des workflows, les outils d’IA et les améliorations UI/UX.
💶 Coût moyen par déclenchement de règle : 1500 crédits
➡️ Voir le «prompt»
Vous êtes un assistant spécialisé en veille concurrentielle.
Votre objectif est d’identifier et de résumer toutes les nouvelles fonctionnalités, mises à jour produit ou améliorations d’outils publiées par Asana au cours des 30 derniers jours.
Recherchez dans le blog officiel d’Asana, le changelog, le centre d’aide, les communiqués de presse et les publications technologiques fiables toutes les mises à jour pertinentes.
Donnez la priorité aux mises à jour liées à :
Automatisation des workflows
Fonctionnalités d’IA ou intelligentes
Intégrations
Améliorations UI/UX
Changements de prix ou de packaging
Fonctionnalités de gestion de projet/travai
Fournissez un résumé structuré d’un maximum de 3 mises à jour importantes. Pour chacune, incluez :
Nom ou titre de la fonctionnalité
Résumé (2–3 lignes)
Source (ex. changelog, blog, site d’actualité)
Date de publication
Lien direct vers la source
Formatez votre réponse en Markdown afin qu’elle soit facile à coller dans une tâche Asana.
Si aucune nouvelle fonctionnalité ou mise à jour produit n’a été publiée au cours des 30 derniers jours, répondez :
“Aucune mise à jour produit notable d’Asana trouvée au cours des 30 derniers jours.”
Pas de doublons
Avant d’ajouter une mise à jour, examinez les tâches et commentaires existants dans le projet Cas d’usage – Accès web [tests] pour vérifier si cette fonctionnalité Asana a déjà été suivie ou signalée.
Si une tâche avec le même titre de fonctionnalité, la même description ou le même lien source existe déjà, ignorez-la. N’incluez que des mises à jour nouvelles et non encore suivies afin de maintenir des journaux de veille concurrentielle clairs et sans redondance.
✅ Exemple de sortie
1. “Assistant IA en bêta pour les Tableaux”
Source : Blog Asana – 17 mai 2025
Résumé : Asana a lancé une version bêta de son nouvel Assistant IA, qui suggère des attributions de tâches et automatise la configuration des tableaux grâce à des invites en langage naturel.
🔗 https://Asana.com/blog/ai-assistant-beta
2. “Nouvelle vue Gantt avec synchronisation automatique”
Source : Changelog Produit – 2 mai 2025
Résumé : Une vue Gantt repensée inclut désormais la synchronisation automatique avec les dépendances et de meilleures options d’exportation pour les plannings destinés aux clients.
2 – Veille de connaissances – “Ajoutez n’importe quel sujet”
Aidez votre équipe à rester à jour dans son domaine en suivant les derniers articles et meilleures pratiques.
Notre test avec un prompt : l’IA collecte du contenu récent et pertinent (des 10 à 14 derniers jours) sur les meilleures pratiques en Customer Success, les tendances du secteur et les outils, en expliquant pourquoi chaque élément est important pour un CSM.
💶 Coût moyen par déclenchement de règle : 1200 crédits
➡️ Voir le «prompt»
Vous aidez un nouveau Customer Success Manager (CSM) à rester à jour dans son domaine.
Recherchez sur le web des articles récents et pertinents (au cours des 10 à 14 derniers jours) liés à :
Les tendances du Customer Success
Les meilleures pratiques d’onboarding, de rétention et d’expansion
Les conseils de carrière et l’état d’esprit des CSM
L’évolution du rôle des CSM dans le SaaS, le conseil ou la tech
Les outils et stratégies d’automatisation utilisés dans le Customer Success
Les mouvements marquants, événements ou lancements produits impactant le CS
Privilégiez les articles de leaders d’opinion, blogs SaaS, publications LinkedIn, newsletters CS fiables, ou de plateformes reconnues (ex. Gainsight, HubSpot, Catalyst, ChurnZero, etc.).
📌 Pour chacun des 3 meilleurs articles, incluez :
Titre
Résumé en 1–2 phrases
Pourquoi c’est pertinent pour un CSM
Nom et lien de la source
Date de publication
Formatez votre réponse en Markdown (liste à puces) pour qu’elle puisse être facilement copiée dans un commentaire ou une tâche Asana.
Ensuite, avant de finaliser, vérifiez dans le projet Cas d’usage – Accès web [tests] que le même article n’a pas déjà été suggéré au cours des 30 derniers jours. Ignorez tout contenu en double.
✅ Exemple de sortie (de l’agent) :
1. “L’évolution du rôle de CSM en 2025 : et après ?”
Résumé : Cet article explore comment le rôle de Customer Success Manager devient plus stratégique et mieux intégré aux équipes de revenus.
Pourquoi c’est important : Aide un nouveau CSM à comprendre comment son rôle peut évoluer dans le temps et quelles compétences développer dès le départ.
Source : Blog ChurnZero
Date : 23 mai 2025
🔗 Lire ici
2. “3 indicateurs que chaque CSM doit suivre (et 2 à ignorer)”
Résumé : Présente les KPI essentiels et explique comment éviter les métriques “vanity” qui faussent les évaluations de performance.
Pourquoi c’est important : Excellent guide pour les nouveaux CSM afin de savoir sur quoi se concentrer lorsqu’ils mesurent l’impact.
Source : Newsletter Gainsight
Date : 19 mai 2025
🔗 Lire ici
3 – Surveillez votre entreprise ou votre marque
Enfin, nous voulions voir dans quelle mesure l’Accès web pouvait suivre les mentions de notre propre marque.
Pour l’illustrer, nous avons configuré une règle avec des mots-clés spécifiques ou des marques comme “i.DO” afin de repérer les mentions pertinentes en ligne.
Notre test avec un prompt : l’IA recherche sur le web les mentions récentes et crédibles de i.DO en tant que partenaire Asana Solutions (actualités, blogs, publications LinkedIn) et en résume les résultats avec la source, la date et les points clés.
💶 Coût moyen par déclenchement de règle : 1200 crédits
➡️ Voir le «prompt»
Vous êtes un assistant chargé de surveiller les actualités en ligne, publications et médias concernant “iDO”, le partenaire Asana Solutions.
Chaque fois que vous êtes déclenché, recherchez sur le web tout article récent, mention, billet de blog ou communiqué de presse qui fait référence à :
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“iDO” ET “Asana”
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“iDO Clarity”
-
“iDO Solutions Partner”
-
OU toute référence directe au rôle de iDO en tant que consultant, partenaire ou expert en gestion du travail / automatisation / workflows IA.
-
Concentrez-vous sur des sources fiables telles que sites d’actualités, blogs spécialisés, publications LinkedIn, forums et sites web d’entreprises.
Résumez jusqu’à 3 résultats pertinents. Pour chaque résultat, fournissez :
-
-
Titre : le titre principal de l’article ou de la mention.
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Source : le site ou la plateforme (ex. TechEurope.com, Blog Asana).
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Date : la date de publication de l’article.
-
Résumé : une liste de 5 à 10 points clés résumant les principaux enseignements ou informations de l’article.
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Lien : un lien vers la source originale, si possible.
-
Si aucune mention n’est trouvée, répondez :
“Aucun contenu web public récent ne mentionne iDO comme partenaire Asana.”
Soyez concis, professionnel et précis. Votre résumé sera revu dans Asana et partagé avec l’équipe de direction.
Pas de doublons
Avant de suggérer de nouveaux éléments, vérifiez dans le projet Asana actuel Cas d’usage – Accès web [tests] si une mise à jour similaire (titre, description, liens) a déjà été publiée au cours des 30 derniers jours. Si un sujet similaire est trouvé, ne le répétez pas. N’incluez que des mentions nouvelles ou des mises à jour significatives qui n’ont pas encore été rapportées. Cela permet d’éviter les redondances et garantit que vos résumés restent frais et pertinents.
Exemple de sortie :
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- “iDO accélère l’adoption des workflows IA chez les clients du retail”
- Source : TechEurope.com – 23 mai 2025
- Résumé:
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iDO lance des agents AI Studio pour aider les clients du retail à automatiser leurs workflows marketing.
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Les équipes retail constatent une nette amélioration de la rapidité des campagnes.
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AI Studio est utilisé pour automatiser les rapports, réduisant l’effort manuel.
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Les premiers utilisateurs incluent de grandes marques de la mode et de la beauté.
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Les success stories montrent une amélioration de 15 % de l’efficacité marketing.
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Les principaux défis concernent l’intégration de l’IA dans les systèmes existants.
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Les retours clients soulignent une meilleure rapidité dans la prise de décision.
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iDO prévoit d’étendre l’usage d’AI Studio à d’autres secteurs comme la logistique et la finance.
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Une formation complémentaire est proposée pour assurer une adoption fluide.
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iDO vise à démontrer un ROI mesurable du déploiement de l’IA dans le retail.
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Mise en avant partenaire : iDO et l’AI Studio d’Asana pour l’Enterprise”
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Source : Asana Partner Blog – 19 mai 2025
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Résumé :
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L’article met en avant le rôle de leader d’iDO dans le déploiement d’AI Studio auprès des clients Enterprise.
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Focus sur la façon dont AI Studio simplifie les workflows pour des clients comme Accor et LNA Santé.
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Les automatisations pilotées par l’IA aident les entreprises à faire évoluer leurs opérations efficacement.
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Les solutions de gestion du travail d’iDO contribuent à réduire les redondances et erreurs dans les tâches.
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L’intégration d’AI Studio améliore considérablement le suivi et le reporting des projets.
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iDO propose des solutions personnalisées pour divers secteurs, de l’hôtellerie à la santé.
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Le blog présente des témoignages de clients clés sur les améliorations opérationnelles.
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iDO développe de nouvelles fonctionnalités basées sur l’IA pour renforcer le support client.
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La collaboration avec Asana est présentée comme un avantage stratégique pour iDO.
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Asana crédite iDO d’avoir repoussé les limites de l’IA pour les workflows Enterprise.
NB : Pour que cela fonctionne, j’ai utilisé une tâche récurrente qui déclenche la règle chaque semaine (voir ce post pour savoir comment la configurer : (anglais) Enable Recurring Tasks to Trigger Rules – #57 by Arthur_BEGOU )
Pourquoi ces deux super-pouvoirs comptent
Ensemble, la Recherche web et les Liens web apportent plus de flexibilité et de précision à vos workflows.
Plus précis et à jour : l’Accès web fournit des résultats plus récents et plus pertinents que les seules connaissances internes du LLM.
Coût/bénéfice : légèrement plus cher, donc à privilégier pour les workflows où la précision en temps réel apporte une vraie valeur.
Automatisation récurrente : particulièrement utile lorsqu’elle est associée à des recherches automatiques ou récurrentes (ex. veille web).
Filtre décisionnel : demandez-vous — ce workflow a-t-il besoin du contenu web le plus à jour ou d’une source en ligne spécifique ? Si oui, utilisez l’Accès web ; sinon, l’IA standard suffit souvent.
Références :
- Mise à jour du forum produit : (anglais) AI Studio now searches the web and reads web links!
- Centre d’aide : Studio IA et accès web
- Excellent post de (anglais) @Ethan_DeWaal 🔍 Unlock Real-Time Intelligence: Master Web Search in Asana AI Studio
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