Trop de temps passé à courir après les mises à jour. Trop de passages de relais sans responsable clairement identifié. Trop peu de visibilité entre les équipes. Notre principal enseignement du Work Innovation Tour Toronto : mieux gérer le travail repose sur quatre priorités complémentaires : des flux de travail intégrant l’IA à bon escient, une adoption durable, une visibilité partagée pour les équipes hybrides et des enseignements tirés de déploiements clients concrets.
L’équipe i.DO a sponsorisé l’événement et y a participé, aux côtés de la communauté Asana, pour assister aux conférences, découvrir des témoignages clients et échanger avec des spécialistes de la gestion du travail. Les discussions ont fait écho à une question familière aux responsables des opérations, aux PMO et aux dirigeants : comment transformer un investissement technologique en une meilleure façon de travailler ?
Voici les quatre thèmes qui nous ont marqués, suivis de pistes concrètes pour les appliquer dans votre organisation. Les recommandations ci-dessous s’appuient sur les enseignements de l’événement ; elles ne décrivent pas des déploiements clients précis.
1. Les flux de travail intégrant l’IA doivent répondre à un besoin opérationnel clair
L’IA et l’automatisation des flux de travail ont occupé une place importante à Toronto. Au fil des sessions, l’accent a été mis sur la réduction des tâches administratives répétitives pour permettre aux équipes de consacrer davantage de temps aux initiatives à plus fort impact.
Pour une équipe opérationnelle, le bon point de départ est un blocage récurrent. À quel moment le travail reste-t-il en attente ? Quelles informations sont recopiées d’un système à l’autre ? Quelles demandes arrivent sans le contexte nécessaire pour avancer ?
Avant d’introduire l’IA, définissez le flux de travail qu’elle doit soutenir :
- Informations de départ : quelles informations doivent être disponibles pour commencer le travail ?
- Responsabilités : qui est responsable de l’action suivante ?
- Validation : quelles décisions nécessitent un jugement humain ?
- Réussite : quels indicateurs permettront de savoir si le changement a été utile ?
Par exemple, une équipe pourrait étudier un processus répétitif de tri des demandes comme cas d’usage potentiel de l’IA. La première étape consisterait à définir les catégories de demandes, les responsabilités d’orientation et les exceptions, plutôt qu’à automatiser un processus incohérent.
Mesurez le temps de traitement actuel et le taux de reprise du travail avant de lancer un pilote. Vous disposerez ainsi d’une base de référence pour évaluer les résultats, sans supposer que l’ajout de l’IA crée automatiquement de la valeur.
2. L’adoption d’Asana passe par la gouvernance et la conduite du changement
Acheter un logiciel ne suffit pas à établir une façon de travailler commune. L’adoption et la conduite du changement sont revenues régulièrement dans les échanges avec les clients et les tables rondes, notamment lorsqu’il s’agissait de généraliser des pratiques cohérentes à l’échelle d’une organisation.
À mesure que les équipes grandissent, de petites différences deviennent des problèmes opérationnels. Un service utilise le statut « En cours » pour indiquer que le travail a commencé. Un autre l’utilise pour signaler qu’une demande a été acceptée. Les responsables qui suivent les deux équipes ne peuvent pas interpréter ce statut de manière fiable.
Des conventions partagées rendent le travail plus facile à comprendre. L’événement a mis en avant des bases concrètes, comme des règles communes pour la bibliothèque de champs et des modèles structurés.
Pour les organisations qui construisent leur démarche d’adoption d’Asana, voici une liste de points de gouvernance utiles :
- Accordez-vous sur des définitions communes des priorités, des statuts et des responsabilités.
- Identifiez les informations qui doivent rester cohérentes d’un service à l’autre.
- Définissez qui maintient les conventions partagées et examine les propositions de modification.
- Construisez la formation autour des responsabilités quotidiennes : demander un travail, le réaliser et le valider.
Concentrez la gouvernance sur les décisions que les collaborateurs ont réellement besoin de prendre. Si un champ n’aide personne à prioriser, à agir ou à rendre compte de l’activité, demandez-vous pourquoi vous exigez des équipes qu’elles le renseignent et le tiennent à jour.
3. La collaboration hybride doit relier les équipes de bureau et de terrain
Les échanges à Toronto ont rappelé que le travail hybride ne se limite pas à l’alternance entre bureau et télétravail. Certaines organisations doivent relier les collaborateurs qui travaillent à un bureau à ceux qui interviennent sur différents sites.
Lorsque ces groupes s’appuient sur des mises à jour distinctes, des silos opérationnels se forment. Une équipe de terrain peut savoir qu’une activité a pris du retard alors que les équipes de bureau continuent de planifier sur la base d’un calendrier dépassé.
Le besoin est celui d’une source unique de référence, qui offre une vision cohérente du travail sur ordinateur comme sur mobile. Le mode de fonctionnement compte autant que la plateforme : les équipes doivent savoir où consigner une mise à jour et qui doit agir en conséquence.
Pour évaluer votre propre flux de travail, suivez un passage de relais de bout en bout :
- Identifiez les informations dont l’équipe qui prend le relais a besoin.
- Vérifiez où ces informations sont consignées et si les deux équipes peuvent y accéder.
- Précisez qui met à jour l’avancement, les blocages et les échéances.
- Repérez les informations enregistrées en double qui pourraient conduire les collaborateurs à travailler à partir de versions différentes.
Cet exercice donne aux responsables un point de départ concret pour améliorer la visibilité entre les équipes, sans considérer chaque problème de communication comme une raison d’ajouter un outil.
4. Les témoignages clients concrets permettent de mieux évaluer une transformation
Les conférences et les tables rondes entre pairs ont donné une dimension concrète à la gestion du travail. Découvrir comment les organisations utilisent les plateformes modernes a permis de relier les ambitions de transformation numérique au travail quotidien.
Pour une équipe qui envisage un changement, un témoignage client utile ne répond pas seulement à la question « Quel logiciel ont-ils acheté ? ». Il explique le problème de départ, les changements apportés aux flux de travail, les efforts d’adoption et les éléments qui démontrent une amélioration.
Lorsque vous évaluez une étude de cas, posez-vous les questions suivantes :
- Le problème de départ était-il similaire au nôtre ?
- Qu’est-ce qui a changé dans les responsabilités et les habitudes de travail ?
- Comment l’organisation a-t-elle accompagné l’adoption ?
- Quels résultats ont été mesurés, et sur quelle période ?
Utilisez ces réponses pour construire un pilote adapté à votre contexte. Un enseignement pertinent est plus utile que la reproduction à l’identique de toute l’organisation d’une autre entreprise.
Transformez les enseignements de Toronto en un pilote ciblé
Les quatre thèmes convergent vers une prochaine étape concrète : choisir un flux de travail dans lequel la coordination manuelle, le manque de clarté des responsabilités ou la dispersion des mises à jour créent des frictions.
Documentez le processus actuel, accordez-vous sur des conventions communes et impliquez les personnes qui assurent les passages de relais. Testez ensuite une amélioration ciblée et examinez les résultats avant de l’étendre.
En tant qu’Asana Solutions Partner, i.DO réunit des consultants experts d’Asana pour aider les organisations à relier leurs choix de plateforme à la façon dont leurs équipes travaillent. À la suite du Work Innovation Tour Toronto, nous intégrons ces enseignements à nos échanges avec les clients sur l’optimisation des processus et l’adoption durable.
Vous souhaitez appliquer ces enseignements à votre organisation ? Échangez avec l’équipe i.DO sur le flux de travail que vous souhaitez améliorer, qu’il s’agisse de réduire la coordination manuelle, de renforcer l’adoption d’Asana ou de relier les équipes de bureau et de terrain.
Questions fréquentes
Quels sont les principaux enseignements du Work Innovation Tour Toronto ?
Nous retenons quatre enseignements majeurs : l’intérêt croissant pour les flux de travail intégrant l’IA, l’importance de l’adoption et de la conduite du changement, le besoin d’une visibilité partagée entre les équipes hybrides et la valeur des témoignages clients concrets.
Comment les organisations devraient-elles aborder l’IA dans la gestion du travail ?
Partez d’un problème opérationnel bien défini. Clarifiez les informations nécessaires, les responsabilités, les exceptions et les validations humaines avant d’introduire l’IA. Établissez une base de référence pour évaluer si le pilote améliore le temps de traitement, la qualité ou la coordination.
Qu’est-ce qui aide les organisations à pérenniser l’adoption d’Asana ?
Des conventions de travail partagées, une gouvernance claire, des modèles structurés et une formation liée aux responsabilités quotidiennes constituent une base concrète. Les équipes doivent comprendre à la fois où consigner le travail et comment tenir les informations à jour.
Quelles priorités les équipes hybrides doivent-elles fixer pour améliorer la collaboration ?
Privilégiez un suivi partagé du travail, une responsabilité claire pour les mises à jour et un accès adapté aux collaborateurs de bureau comme de terrain. Examinez les passages de relais pour repérer où l’information se fragmente ou devient obsolète.
Allez plus loin, avec i.DO
Libérez tout le potentiel de vos licences Asana avec l’aide d’i.DO. Profitez de tous nos avantages supplémentaires : assistance illimitée, contenu d’experts, sessions de questions-réponses en direct, et bien plus encore. Cliquez ici pour en savoir plus !
