Se paghi funzionalità che nessuno usa o incontri nuovi limiti ogni volta che il tuo team cresce, potrebbe essere il momento di rivedere il piano Asana che hai scelto. Il piano più adatto dipende da come la tua organizzazione gestisce il lavoro, dalla visibilità di cui hanno bisogno i responsabili e dal livello di governance richiesto dai team IT e sicurezza.
In breve: Personal è adatto al coordinamento di base, Starter ai team che gestiscono progetti strutturati, Advanced alla visibilità su più progetti e obiettivi, Enterprise alla governance a livello organizzativo ed Enterprise+ a requisiti rigorosi di conformità e controllo dei dati. Questa guida spiega a chi è adatto ogni piano, quando conviene passare a un piano superiore e come evitare di pagare funzionalità che il tuo team non utilizzerà.
I piani Asana a colpo d’occhio
Piano | Ideale per |
Personal | Singole persone e team molto piccoli che organizzano attività di base senza esigenze avanzate di flussi di lavoro o reportistica |
Starter | Team che hanno bisogno di una gestione affidabile dei progetti, moduli, campi personalizzati, modelli, automazioni, dashboard e diverse viste di progetto |
Advanced | Team che gestiscono più progetti, reparti e obiettivi e hanno bisogno di visibilità sui portfolio, reportistica, approvazioni e monitoraggio del tempo |
Enterprise | Organizzazioni che hanno bisogno di amministrazione centralizzata, controlli di sicurezza più avanzati, flussi di lavoro standardizzati, visibilità sulle risorse e supporto su larga scala |
Enterprise+ | Ambienti regolamentati in cui sono essenziali la verificabilità delle attività, residenza dei dati, gestione delle chiavi di crittografia, supporto all’eDiscovery o idoneità alla conformità HIPAA |
Ogni piano risolve un problema di gestione diverso. Scegliere automaticamente il livello più alto genera costi inutili. Scegliere il livello più basso quando l’organizzazione ha bisogno di visibilità su più progetti o di governance crea attriti che nessuna configurazione può eliminare del tutto.
Tre domande da porti prima di confrontare i piani Asana
Un confronto delle funzionalità è utile solo dopo aver capito di cosa ha davvero bisogno il tuo team. Inizia da queste domande.
1. Quante persone hanno bisogno di un accesso regolare?
Conta le persone che utilizzano attivamente Asana, non per forza tutte quelle che lavorano in azienda. Un consulente esterno, un cliente, un freelance o un partner esterno potrebbero avere bisogno di accedere solo a un progetto specifico. Non hanno automaticamente bisogno dello stesso accesso di un membro interno.
Distingui tre gruppi:
- Persone che ogni settimana creano, aggiornano e gestiscono il lavoro.
- Persone che hanno bisogno occasionalmente di consultare il lavoro o di approvarlo.
- Collaboratori esterni che devono accedere solo a determinati progetti.
Questa distinzione ti offre una stima più realistica del numero di licenze necessarie. Prima di definire il budget, verifica le regole di fatturazione in vigore per la configurazione della tua organizzazione, soprattutto se lavori con molti collaboratori esterni.
2. Stai gestendo progetti o un’intera operatività?
Se il tuo team ha soprattutto bisogno di incaricati, scadenze, flussi di lavoro e di un modo affidabile per portare le attività dalla decisione al completamento, Starter potrebbe essere sufficiente.
Se i responsabili hanno bisogno di risposte che riguardano diversi progetti, reparti o obiettivi trimestrali, stai affrontando un’esigenza operativa più ampia. È qui che Advanced diventa rilevante. La domanda chiave è se il tuo team lavora su un progetto alla volta o se serve capire come avanzano più iniziative nel loro insieme.
3. La sicurezza o la conformità influenzeranno la decisione?
Non aspettare la fase di acquisto o la revisione IT per porti questa domanda. Requisiti come SSO, SAML, SCIM, registri di audit, residenza dei dati, controlli sui dispositivi mobili o idoneità alla conformità HIPAA possono determinare il piano più adatto prima ancora che il team confronti le singole funzionalità dei flussi di lavoro.
Se i requisiti di sicurezza sono obbligatori, un piano di livello inferiore potrebbe non superare la procedura di approvazione, vanificando il risparmio iniziale.
Asana Personal: un punto di partenza per il coordinamento di base
Il piano gratuito è utile quando una persona o un team molto piccolo ha bisogno di uno spazio condiviso per monitorare attività, scadenze e progetti semplici. È un punto di partenza sensato quando la priorità è avere visibilità sul lavoro di base, anziché creare un modello operativo standardizzato.
Scegli il piano Personal quando:
- Il team è piccolo e il flusso di lavoro è semplice.
- Le persone possono coordinarsi senza dipendenze, moduli, campi personalizzati o automazioni.
- Non servono reportistica su più progetti o una governance formale.
- I requisiti di sicurezza e amministrazione sono limitati.
Il piano Personal smette di essere pratico quando il lavoro arriva attraverso messaggi sparsi, ogni progetto è strutturato in modo diverso o i responsabili hanno bisogno di una vista affidabile dell’avanzamento tra più progetti o team.
Asana Starter: il piano pratico per i progetti strutturati
Starter è adatto ai team che hanno bisogno di gestire i progetti in modo coerente senza richiedere ancora una supervisione a livello organizzativo. Offre gli elementi fondamentali per creare flussi di lavoro ripetibili e rendere più chiare le responsabilità.
Con Starter, i team possono utilizzare:
- Progetti illimitati con viste elenco, bacheca, calendario, cronologia e Gantt.
- Dipendenze per legare le attività in sequenza.
- Campi personalizzati per monitorare priorità, tipologia, incaricato, stato o altri dati del flusso di lavoro.
- Regole e automazioni per ridurre la gestione ripetitiva delle attività.
- Moduli per standardizzare il modo in cui le richieste arrivano al team.
- Modelli per non dover ricreare ogni volta la stessa struttura di progetto.
- Dashboard per monitorare l’avanzamento all’interno di un progetto.
- Funzionalità AI incluse e crediti AI Studio, in base alle condizioni del piano in vigore.
Esempio: immagina un’agenzia di design di 15 persone che gestisce il lavoro per i clienti. Ogni progetto segue le stesse fasi: Brief iniziale, attività in corso, in revisione e consegnate. Un modulo di richiesta raccoglie le informazioni iniziali, i campi personalizzati mostrano il cliente e la priorità e un’automazione assegna l’incaricato successivo quando un’attività passa alla fase seguente.
Questo team non ha necessariamente bisogno di obiettivi, portfolio o pianificazione delle risorse a livello organizzativo. Starter offre una struttura sufficiente per rendere il lavoro visibile e ripetibile senza aggiungere complessità inutile.
Scegli Starter quando la sfida principale è la gestione poco uniforme dei progetti e non serve ancora una supervisione dall’alto.
Asana Advanced: il piano per la visibilità su più progetti
Advanced è pensato per i team che hanno superato la gestione progetto per progetto. Collega il lavoro operativo a obiettivi più ampi e offre ai responsabili un modo per comprendere l’avanzamento di più iniziative.
Advanced aggiunge funzionalità come:
- Obiettivi per collegare il lavoro del team agli obiettivi aziendali.
- Portfolio per monitorare più progetti in un’unica vista.
- Rilevazione del tempo per capire come viene impiegato il tempo di lavoro.
- Dashboard di reportistica che riuniscono i dati di progetti, portfolio e obiettivi.
- Flussi di approvazione per gestire richieste interne o esterne, revisioni e altre approvazioni formali.
- Campi personalizzati con formule per calcolare dati operativi.
Esempio: immagina un team operativo di 30 persone in un’azienda di e-commerce, con gruppi distinti per marketing, logistica e assistenza clienti. Ogni reparto gestisce i propri progetti, ma chi dirige le Operations deve sapere quali iniziative stanno avanzando, quali sono a rischio e come si collegano alle priorità trimestrali.
Starter può organizzare ogni singolo progetto. Advanced offre all’organizzazione un modo per gestire l’operatività che ruota attorno a quei progetti. Questa differenza conta quando le decisioni dei responsabili dipendono da una visione completa, anziché da aggiornamenti isolati forniti dai singoli team.
Scegli Advanced quando:
- I responsabili hanno bisogno di visibilità su più progetti o reparti.
- I team devono collegare il lavoro quotidiano agli obiettivi.
- Un portfolio di iniziative in crescita è difficile da monitorare manualmente.
- Approvazioni, reportistica o rilevazione del tempo fanno parte dell’operatività abituale.
Asana Enterprise: governance e standardizzazione su larga scala
Enterprise sposta l’attenzione da «Come gestiamo i nostri progetti?» a «Come gestiamo Asana in tutta l’organizzazione?».
Enterprise è progettato per le organizzazioni che hanno bisogno di un controllo più efficace su identità, accessi, flussi di lavoro, amministrazione e supporto. Risponde ai requisiti organizzativi che emergono quando diversi dipartimenti o sedi utilizzano la stessa piattaforma, andando oltre le funzionalità di Advanced.
Enterprise può aggiungere funzionalità come:
- SAML e SSO per l’autenticazione centralizzata.
- Provisioning e deprovisioning SCIM quando le persone entrano o escono dall’organizzazione.
- Aggregazioni di flussi di lavoro per standardizzare i processi tra team e sedi.
- Carico di lavoro universale per una pianificazione più ampia delle risorse.
- Branding personalizzato per l’ambiente dell’organizzazione.
- Autorizzazioni per invitare ospiti, così gli amministratori possono controllare gli accessi esterni.
- Controlli sull’applicazione mobile per download, screenshot e accesso ai dati.
- Opzioni di residenza dei dati.
- Supporto avanzato, incluso il supporto 24 ore su 24 alle condizioni previste dal piano applicabile.
Esempio: immagina una società di servizi finanziari di 90 persone con sedi in tre città. Il team IT vuole collegare Asana al sistema aziendale di gestione di account e accessi. Il team Operations vuole che ogni sede segua lo stesso flusso di lavoro per l’onboarding dei clienti. Il team sicurezza vuole un controllo più rigoroso sugli inviti degli ospiti e sull’utilizzo da dispositivi mobili.
Questi requisiti richiedono una governance a livello di piattaforma; aggiungere un’altra dashboard a ogni progetto non basta. Enterprise diventa rilevante quando l’organizzazione deve standardizzare l’amministrazione di Asana, oltre al modo in cui i singoli team lo utilizzano.
Scegli Enterprise quando:
- Il team IT richiede controlli centralizzati su identità e accessi.
- Diversi reparti hanno bisogno di flussi di lavoro coerenti.
- Gli amministratori hanno bisogno di un controllo maggiore sugli ospiti o sull’utilizzo da dispositivi mobili.
- La pianificazione delle risorse deve estendersi oltre i singoli progetti.
- Supporto e governance rientrano nella valutazione dell’investimento.
Asana Enterprise+: conformità e controllo dei dati
Enterprise+ è pensato per le organizzazioni in cui i requisiti normativi e di controllo dei dati sono obbligatori. La maggior parte dei team non ha bisogno di questo piano. La decisione è solitamente determinata da obblighi legali, di sicurezza o di compliance, anziché dal desiderio di avere ulteriori funzionalità per la gestione dei progetti.
Enterprise+ può aggiungere funzionalità come:
- API per i registri di audit.
- Supporto per eDiscovery e integrazioni di archiviazione.
- Gestione delle chiavi di crittografia a livello Enterprise.
- Idoneità alla conformità HIPAA in base ai requisiti applicabili.
Le organizzazioni sanitarie, governative, legali e dei servizi finanziari soggetti a normative rigorose potrebbero dover rispondere a domande come:
- Dove vengono archiviati i dati?
- Quali attività devono poter essere sottoposte ad audit?
- Quali requisiti di conservazione e discovery si applicano?
- Chi controlla le chiavi di crittografia?
- Cosa deve essere predisposto prima che i team legali o di conformità approvino la piattaforma?
Scegli Enterprise+ quando le risposte a queste domande determinano se Asana può essere approvato per l’utilizzo. Se la tua organizzazione non ha questi requisiti, Enterprise offrirà spesso il livello di governance necessario, senza pagare per controlli che non servono.
Quando conviene passare a un piano Asana superiore?
La dimensione del team è solo uno degli indicatori. Un team piccolo con esigenze complesse di reportistica o conformità potrebbe aver bisogno di un livello più alto rispetto a un team più grande che gestisce un flusso di lavoro semplice.
Passa da Personal a Starter quando:
- Più persone hanno bisogno di accedere regolarmente allo stesso lavoro.
- Le richieste arrivano via email o chat e serve un processo di raccolta standardizzato.
- I team hanno bisogno di campi personalizzati, moduli, modelli o automazioni.
- È difficile seguire l’avanzamento del progetto senza una dashboard condivisa.
Passa da Starter ad Advanced quando:
- I responsabili chiedono visibilità su più progetti o obiettivi.
- I team gestiscono più iniziative di quante ne riescano a monitorare manualmente.
- I reparti devono collegare il proprio lavoro a obiettivi condivisi.
- Approvazioni, rilevazione del tempo o una reportistica più ampia stanno diventando esigenze ricorrenti.
Passa da Advanced a Enterprise quando:
- Il team IT richiede SSO, SAML o SCIM.
- Gli amministratori hanno bisogno di un controllo più rigoroso su accessi e inviti.
- I flussi di lavoro devono essere standardizzati tra sedi o reparti.
- La pianificazione delle risorse deve funzionare a livello organizzativo.
Passa da Enterprise a Enterprise+ quando:
- La residenza dei dati è un requisito formale.
- La verificabilità delle attività, l’eDiscovery o le integrazioni di archiviazione sono obbligatorie.
- È richiesta la gestione delle chiavi di crittografia a livello Enterprise.
- HIPAA o un altro quadro normativo rigoroso influenza la decisione di acquisto.
Organizzazione, workspace o divisione: perché la configurazione è importante
L’ambiente in cui il tuo team utilizza Asana può influenzare sia l’amministrazione sia la scelta del piano.
Organizzazione: la configurazione a livello aziendale, generalmente creata con uno o più domini email aziendali. Supporta i team, un’amministrazione più ampia e i controlli previsti in un ambiente professionale.
Workspace: un ambiente più semplice, spesso creato con un indirizzo email personale. Diviene limitante e scomodo per le organizzazioni che hanno bisogno di strutture per team, governance o scalabilità a lungo termine.
Divisione: un gruppo segmentato all’interno di un’organizzazione più grande. Le divisioni possono aiutare a separare fatturazione e amministrazione quando parti diverse dell’azienda hanno bisogno di livelli di piano differenti.
In un’organizzazione, i team lavorano generalmente con lo stesso livello di piano. Le divisioni possono essere utili quando un reparto ha bisogno delle funzionalità Advanced o Enterprise mentre un altro può rimanere su Starter. Questo può contenere i costi, ma comporta anche decisioni relative a collaborazione, amministrazione e coerenza all’interno dell’organizzazione nel suo complesso.
E Asana AI?
I piani Asana a pagamento includono funzionalità AI integrate e crediti AI Studio in base alle condizioni applicabili a ciascun livello. Gli AI Teammates sono un componente aggiuntivo separato, pensato per delegare attività ripetibili a un AI Teammate integrato. Valutali come parte del flusso di lavoro e del modello operativo, scegliendo comunque il piano di base più adatto.
Se l’AI è il tema principale della tua valutazione, esamina separatamente i requisiti del componente aggiuntivo. La scelta del piano parte comunque dal modo in cui il tuo team gestisce progetti, obiettivi, accessi e governance.
Una semplice checklist per decidere
Prima di approvare un piano, verifica questi punti:
- ☐Quali utenti hanno bisogno di un accesso regolare e quali sono i collaboratori esterni?
- ☐Il team deve gestire singoli progetti o un portfolio di attività collegate?
- ☐I responsabili hanno bisogno di obiettivi, portfolio, reportistica o visibilità sulle risorse?
- ☐Sono necessari SSO, provisioning, controlli sugli ospiti, controlli sui dispositivi mobili o la standardizzazione dei flussi di lavoro?
- ☐I team legali o di conformità richiedono verificabilità delle attività, residenza dei dati, gestione delle chiavi di crittografia o idoneità alla conformità HIPAA?
- ☐Quali funzionalità utilizzerà davvero il team ogni mese, anziché apprezzarle soltanto durante un confronto tra le funzionalità?
L’ultima domanda è quella che la maggior parte dei team salta. Una funzionalità ha valore solo quando supporta una decisione reale, elimina un attrito ricorrente o riduce il lavoro manuale.
In sintesi
Il piano Asana più adatto è quello che corrisponde alla realtà operativa del tuo team. Usa Personal per il coordinamento di base, Starter per flussi di lavoro strutturati sui progetti, Advanced per la visibilità su più progetti e obiettivi, Enterprise per la governance a livello organizzativo ed Enterprise+ per requisiti rigorosi di conformità e controllo dei dati.
Scegli un piano in base all’accesso, alla visibilità, al supporto ai flussi di lavoro e al controllo di cui hanno davvero bisogno le persone responsabili del lavoro, anziché alla lunghezza dell’elenco delle funzionalità. i.DO, Asana Solutions Partner, aiuta le organizzazioni a esaminare la configurazione attuale, chiarire i requisiti e creare un ambiente Asana che i team possano utilizzare in modo coerente.
Domande frequenti
Per un team piccolo è meglio Starter o Advanced?
Dipende dal lavoro, non solo dal numero di persone. Un team piccolo che gestisce diverse iniziative, obiettivi trimestrali, approvazioni e reportistica su più progetti potrebbe aver bisogno di Advanced. Un team più grande con pochi progetti semplici potrebbe trovare in Starter una soluzione adeguata.
Ogni dipendente ha bisogno di una licenza Asana a pagamento?
Non necessariamente. Calcola separatamente il budget per le persone che hanno bisogno di un accesso regolare come membri e quello per clienti, consulenti esterni, freelance e altri collaboratori esterni. Le modalità di accesso e fatturazione dipende dalla configurazione dell’organizzazione e dalle condizioni del piano in vigore: verifica le regole prima dell’acquisto.
Reparti diversi possono usare piani Asana diversi?
In genere un’organizzazione utilizza un unico livello di piano. Le divisioni possono permettere a gruppi diversi all’interno della stessa organizzazione di utilizzare livelli differenti, aiutando a contenere i costi quando le funzionalità avanzate servono solo a determinati reparti.
Le funzionalità AI hanno un costo aggiuntivo?
I piani a pagamento includono funzionalità AI integrate e crediti AI Studio in base alle condizioni applicabili. Gli AI Teammates sono un componente aggiuntivo separato. Verifica i dettagli commerciali aggiornati prima di finalizzare l’acquisto.
Cosa succede se scegli il piano sbagliato?
Considera la prima scelta del piano come una decisione da verificare nel tempo, anziché come un impegno permanente. Analizza quali funzionalità utilizzano davvero i team, dove il lavoro viene ancora svolto al di fuori di Asana e quali requisiti sono bloccati dai limiti del piano. Poi modifica il piano quando i dati mostrano una necessità chiara.
Qual è la differenza tra un’organizzazione e un workspace?
Un’organizzazione è in genere l’ambiente aziendale collegato al dominio email della società, con strutture per team e un’amministrazione globale. Un workspace è un ambiente più semplice, spesso associato a un indirizzo email personale, e potrebbe essere meno adatto a un’azienda in crescita con requisiti di governance.
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