Les équipes finances et comptabilité doivent avancer plus vite, mieux collaborer et rester alignées tout en gérant une complexité croissante. Pourtant, beaucoup s’appuient encore sur des échanges d’e-mails, des relances manuelles et la mémoire de chacun pour coordonner des tâches importantes.
Asana pour les équipes finances et comptabilité fournit un système partagé qui transforme les demandes et les processus récurrents en workflows structurés. Grâce aux formulaires, aux tâches, aux automatisations, aux modèles et aux tableaux de bord, les équipes financières peuvent recueillir toutes les informations nécessaires, attribuer les responsabilités, suivre les échéances et visualiser le travail en cours. En tant que partenaire Asana, i.DO aide les équipes à concevoir ces workflows autour de leur fonctionnement réel.
Cet article présente deux cas d’usage concrets : la gestion des demandes d’achat et la préparation des états financiers annuels.
Pourquoi les équipes finances et comptabilité ont besoin de plus qu’une simple liste de projets
Asana est organisé comme un système connecté. Les tâches en constituent la base. Les projets rassemblent les tâches liées entre elles. Les portefeuilles organisent les projets, et le travail peut être relié à des objectifs plus larges ainsi qu’à la mission de l’entreprise.
Pour les opérations financières du quotidien, le niveau le plus important est la base du système : les tâches, les projets, les automatisations et les formulaires. C’est à ce niveau que les demandes sont recueillies, que le travail est attribué, que les échéances sont gérées, que les échanges ont lieu et que les processus avancent d’une étape à l’autre.
Cette structure est essentielle, car le travail financier se résume rarement à une seule action isolée. Une demande peut nécessiter un responsable, un budget, une étape de validation, une date limite, des informations complémentaires et un suivi avec un autre service. La préparation d’un état financier peut impliquer plusieurs contributeurs, des dépendances et des dates liées à une échéance de reporting final.
Cas d’usage 1 : améliorer la gestion des demandes d’achat
Les demandes d’achat arrivent souvent par e-mail. Le résultat récurrent : des échanges interminables, des informations manquantes, des responsabilités floues et une visibilité limitée sur les demandes en attente, approuvées ou en cours de traitement.
Asana transforme ces échanges informels en un workflow financier cohérent.
1. Recueillir toutes les informations nécessaires avec un formulaire Asana
Commencez par créer un formulaire que les collaborateurs pourront utiliser pour soumettre une demande d’achat. Le formulaire peut recueillir les informations dont l’équipe financière a besoin avant de commencer le travail, comme le détail de la demande, le service concerné, le budget et les autres champs pertinents.
Au lieu de poser des questions complémentaires par e-mail, l’équipe financière reçoit dès le départ une demande plus complète. Le formulaire devient le point d’entrée du workflow.
2. Transformer chaque soumission en tâche exploitable
Une soumission de formulaire crée une tâche Asana. La demande devient alors un élément de travail évolutif que l’équipe peut gérer et commenter.
Une tâche de demande d’achat peut inclure :
- Un responsable : une personne est chargée de faire avancer la demande.
- Une date d’échéance : l’équipe peut définir une échéance claire.
- Des champs personnalisés : des informations comme le type de demande, le service concerné ou le budget restent visibles et structurées.
- Des formules : les calculs peuvent faciliter le suivi budgétaire et d’autres besoins opérationnels.
- Des échanges dans la tâche : l’équipe financière et le demandeur peuvent partager des informations dans le contexte de la demande concernée.
La demande, son contexte et ses prochaines étapes restent ainsi réunis au lieu d’être dispersés dans plusieurs boîtes de réception.
3. Orienter les demandes grâce à l’automatisation
Une fois le workflow défini, l’automatisation peut contribuer à faire avancer les demandes. Les nouvelles demandes peuvent être attribuées à un responsable défini, ou les différents types de demandes peuvent être orientés vers le bon service ou le bon interlocuteur.
Les étapes automatisées réduisent le tri manuel et rendent le processus plus prévisible. Chaque demande suit la même logique de base, tout en laissant à l’équipe financière la possibilité d’adapter le workflow lorsque les exigences évoluent.
4. Suivre le travail financier avec des tableaux de bord
Des demandes structurées permettent de créer des rapports structurés. Lorsque les demandes d’achat utilisent des champs personnalisés cohérents, les équipes financières peuvent créer des tableaux de bord pour suivre les informations qui comptent réellement.
Un tableau de bord peut donner de la visibilité sur :
- Le nombre et le type de demandes
- Les montants des demandes et les budgets
- Le travail en cours
- Les demandes nécessitant une action
- Les tendances par service
Les responsables financiers disposent ainsi d’une vision plus claire de la charge de travail, sans devoir consolider manuellement des mises à jour provenant de plusieurs fils d’e-mails.
Cas d’usage 2 : gérer les états financiers annuels avec un processus reproductible
La préparation des états financiers annuels comporte de nombreuses étapes. Lorsque le processus dépend de la mémoire des équipes, certaines tâches importantes peuvent être oubliées et les responsabilités peuvent devenir floues.
Une meilleure approche consiste à créer chaque année un projet consacré aux états financiers à partir d’un modèle amélioré au fil du temps.
Commencer avec un modèle fiable pour les états financiers
Un modèle fournit à l’équipe financière une checklist documentée couvrant l’ensemble du processus. Chaque étape est déjà définie : l’équipe n’a donc pas besoin de reconstruire le projet à partir de zéro chaque année.
Le modèle peut inclure les tâches récurrentes, les instructions, les responsables et l’ordre prévu des étapes. Au fil du temps, l’équipe peut l’améliorer en fonction des enseignements tirés de chaque cycle de reporting.
Attribuer les responsables et les échéances
Chaque tâche peut être attribuée à la bonne personne et associée à une échéance. Les dates peuvent être planifiées à partir de la date limite de reporting de fin d’exercice, afin de donner à l’équipe une trajectoire claire pour avancer.
Les responsabilités deviennent ainsi visibles. Chacun peut voir les tâches qui lui sont attribuées, les prochaines échéances et les éventuels retards.
Cartographier les dépendances et suivre la chronologie
Certaines activités liées aux états financiers dépendent de l’achèvement préalable d’autres tâches. Asana aide les équipes à représenter ces dépendances et à visualiser le projet sur une chronologie.
Il devient plus facile de comprendre l’ordre des tâches, d’identifier les retards potentiels et de réagir lorsqu’une date ou une responsabilité change. L’équipe n’a plus besoin de garder tout le processus en mémoire collective : elle peut s’appuyer sur un système documenté.
Réutiliser la même approche pour les processus financiers récurrents
La même méthode peut s’appliquer aux processus hebdomadaires, bimensuels, mensuels, bimestriels ou annuels. Lorsqu’un processus financier se répète, l’équipe peut créer un modèle réutilisable et l’améliorer au fil du temps.
Les workflows récurrents sont particulièrement utiles lorsqu’ils impliquent plusieurs contributeurs, des transmissions entre équipes ou des échéances. Une structure cohérente aide l’équipe à consacrer moins de temps à recréer le processus et davantage à réaliser le travail.
Donner de la visibilité à l’ensemble des opérations financières
Les équipes financières peuvent utiliser Asana pour organiser bien plus que les demandes d’achat et les états financiers annuels. Des projets structurés et des champs personnalisés peuvent également alimenter des tableaux de bord financiers pour suivre, par exemple, les factures et les devis.
L’objectif n’est pas d’ajouter un nouvel outil à consulter. Il s’agit de créer une vue partagée du travail actuellement dispersé entre les e-mails, les réunions et les listes de tâches personnelles.
Lorsque le travail financier est organisé de cette manière, les équipes gagnent :
- En clarté : les projets, les demandes, les responsables et les échéances sont plus faciles à comprendre.
- En agilité : les équipes peuvent réagir aux changements sans perdre de vue le processus.
- En efficacité des échanges : les discussions et les mises à jour restent liées au travail concerné, ce qui réduit les e-mails internes inutiles.
- En qualité de réunion : les réunions peuvent être consacrées aux décisions et à la résolution de problèmes plutôt qu’aux simples mises à jour de statut.
Comment commencer à gérer les workflows financiers dans Asana
Un bon point de départ consiste à choisir un processus répétitif, manuel et difficile à suivre. Utilisez les étapes suivantes pour le structurer :
- Choisissez un processus qui crée des frictions. Commencez par les demandes d’achat, les états financiers annuels ou un autre workflow récurrent.
- Cartographiez les informations nécessaires. Identifiez ce que les demandeurs doivent fournir avant le début du travail.
- Définissez les responsabilités et les échéances. Décidez qui intervient à chaque étape et comment les dates se rattachent au résultat final.
- Créez le formulaire ou le modèle. Utilisez un formulaire pour les demandes entrantes et un modèle pour les projets répétitifs.
- Ajoutez le routage et l’automatisation. Attribuez le travail, faites avancer les tâches entre les différentes étapes et automatisez les calculs utiles.
- Créez un tableau de bord. Suivez la charge de travail, les budgets, les types de demandes et les autres champs utiles à la prise de décision.
- Améliorez le workflow au fil du temps. Considérez le processus comme un système évolutif et ajustez le modèle à mesure que l’équipe apprend.
Questions fréquentes
Asana convient-il aux équipes financières ?
Oui. Asana convient particulièrement aux workflows financiers qui nécessitent des responsabilités claires, des échéances, de la collaboration, des étapes reproductibles et une visibilité sur plusieurs projets. Les équipes peuvent y organiser des activités opérationnelles comme les demandes d’achat, la préparation des états financiers, les factures, les devis et d’autres processus récurrents.
Comment les équipes financières peuvent-elles gérer les demandes d’achat dans Asana ?
Les équipes financières peuvent créer un formulaire qui recueille les informations nécessaires. Chaque soumission devient une tâche avec un responsable, une date d’échéance, des champs personnalisés, des informations budgétaires, des formules et des échanges associés. Les automatisations peuvent ensuite orienter les demandes et les tableaux de bord présenter la charge de travail globale.
Asana peut-il accompagner la préparation des états financiers annuels ?
Oui. Les équipes financières peuvent créer un modèle de projet contenant la checklist complète des états financiers, les responsables, les instructions, les dates et les dépendances. Chaque année, elles peuvent créer un projet à partir de ce modèle amélioré et gérer le travail grâce à une chronologie.
Quels processus financiers récurrents peuvent être gérés dans Asana ?
Tout processus récurrent comportant plusieurs étapes, contributeurs ou échéances peut être structuré dans Asana. Cela inclut les processus hebdomadaires, bimensuels, mensuels, bimestriels et annuels, ainsi que les workflows liés aux factures, aux devis et aux demandes d’achat.
Comment i.DO peut-il aider une équipe financière à démarrer ?
En tant que partenaire Asana, i.DO aide les équipes financières à transformer leur fonctionnement actuel en workflows pratiques. Cela peut inclure la conception d’un formulaire, la création d’un modèle de projet, la mise en place d’automatisations, la création de tableaux de bord ou l’organisation d’une démonstration personnalisée avec l’équipe.
Rendez le travail financier plus facile à suivre
Si votre équipe financière consacre trop de temps à rechercher des informations, à se souvenir des étapes d’un processus ou à consolider des mises à jour, commencez par intégrer un workflow récurrent dans Asana. Un formulaire ou un modèle bien conçu permet de rendre visibles les responsabilités, les échéances, les échanges et les prochaines étapes dès le début.
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