Comprendre la structure d’équipes et de projets

Lorsqu’il s’agit de comprendre la structure d’équipes et de projets et d’expliquer l’organisation du logiciel Asana, rien de mieux qu’une analogie avec un organigramme d’entreprise.

En effet, l’organisation dans Asana est très similaire à celle que vous pourriez trouver dans votre propre société.

Dans cet article, nous allons vous présenter la structure des équipes et des projets dans Asana, ainsi que leurs avantages et leur utilité.

La structure d’équipes et les projets dans Asana

Dans Asana, le premier niveau d’organisation est celui des équipes, représentées en violet dans l’interface.

Par exemple, si vous faites partie de la société Yeti Incorporation, vous pouvez créer des équipes telles que « Marketing » ou « IT » pour le service informatique.

Chaque équipe regroupe les membres qui y appartiennent.

Ensuite, au sein de chaque équipe, vous pouvez créer des projets.

Par exemple, dans l’équipe « Marketing », vous pouvez avoir un projet dédié au calendrier de contenu et un autre projet pour le lancement de nouveaux produits.

Les projets sont utilisés pour regrouper les tâches spécifiques à chaque objectif.

Chaque projet contient une liste de tâches, représentant des actions à réaliser avec une échéance spécifique.

Cela permet de répondre à la question essentielle : « Qui fait quoi et pour quand ? » pour chaque projet.

Les tâches peuvent être attribuées aux membres de l’équipe, et chacune d’entre elles peut avoir des sous-tâches et des commentaires associés.

Collaboration transverse et visibilité

Il est important de noter que chaque projet est toujours rattaché à une équipe spécifique.

Cependant, cela n’empêche pas la collaboration transverse entre les équipes.

Par exemple, dans un projet de lancement de produits de l’équipe marketing, vous pouvez faire intervenir des membres de l’équipe IT ou d’autres équipes si nécessaire.

Cela favorise la collaboration et l’efficacité dans la réalisation des projets.

Les différents types d’équipes

En général, on retrouve au minimum les équipes correspondant aux départements ou services de l’entreprise.

Cependant, nous recommandons également de créer deux autres types d’équipes pour une meilleure organisation.

Tout d’abord, une équipe portant le nom de l’entreprise, par exemple « Yeti Incorporation », peut être créée en tant qu’équipe publique et ouverte à tous.

Cette équipe servira de lieu de stockage d’informations utiles pour tous les membres de l’entreprise, telles que les processus internes ou les informations sur les réservations de voiture pour les déplacements professionnels.

Cela permet de centraliser ces données et de les rendre facilement accessibles à tous.

Ensuite, la création d’une équipe personnelle est également recommandée. 

Cette équipe porte généralement le nom de la personne, par exemple « Julien », et est définie comme une équipe privée, accessible uniquement par le membre lui-même.

Cette équipe personnelle permet de créer des projets individuels, tels que des projets de prise de notes ou de formation, pour catégoriser les informations importantes que l’on souhaite conserver et auxquelles on souhaite pouvoir se référer ultérieurement.