Bonjour aux utilisateurs d’Asana et aux passionnés d’IA 
Chez iDO, nous sommes une équipe de consultants Asana, et Asana est au cœur de tout ce que nous faisons.
Nous nous appuyons sur Asana pour gérer nos réunions, rationaliser nos efforts marketing, créer du contenu et même gérer efficacement l’ensemble de notre flux de travail CRM et Ventes.
En 2025, notre objectif est d’atteindre un nouveau niveau d’efficacité avec l’aide d’AI Studio et je dois dire que les premiers résultats sont déjà très impressionnants !
Au cours des derniers mois, avec mes fantastiques collègues Bastien Siebman, Kelsea Lopez et Julien RENAUD, nous avons mis en place de nombreux agents dotés d’IA pour rationaliser nos processus internes.
Et pour voir si nous sommes sur la bonne voie, nous avons commencé à évaluer l’impact réel de ces coéquipiers IA – pas en termes financiers (pour l’instant), mais d’abord en termes de temps gagné.
Partager, c’est prendre soin
Vous trouverez ci-dessous une présentation détaillée de certains des agents d’IA que nous avons utilisés – le temps qu’ils nous ont fait gagner, la valeur ajoutée qu’ils nous ont apportée et même les messages-guides exacts que nous avons utilisés, avec des captures d’écran à l’appui !
Agents dotés d’IA chez iDO
Automatisations de base
#1 Normaliser les titres des tâches
Fonction : Normaliser les conventions d’appellation pour certains éléments, afin d’améliorer la clarté et la cohérence entre les projets.
Problème résolu : Dans le cadre de l’un de nos projets clés (la feuille de route Asana que nous suivons attentivement), nous voulons nous assurer de la cohérence des noms. AI renomme automatiquement les éléments selon des règles prédéfinies.
Temps gagné : Moyen 
Gain mensuel pour l’équipe : 60 min / mois
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> Le projet contient des fonctionnalités que nous suivons. Chaque tâche porte le nom d’une fonctionnalité. Voici comment le nom d’une tâche est construit :
- un emoji “
” - un emoji « statut »
- un « emoji d’impact »
- un « emoji de l’IA »
- un « » vide
- le nom de la fonctionnalité
Lorsque le champ « release status » change, nous voulons mettre à jour le nom de la tâche et remplacer l’emoji « status » existant par le bon.
Voici les différentes options possibles pour la liste déroulante « release status » et l’emoji à utiliser.
- Test A/B en cours →
- Bêta-test →
- Prévu ou en cours de déploiement →
- Secret →
- Inconnu → pas de « status emoji »
- Envisagé →
- Annulé (rétropédalage) →
- Test A/B terminé & non expédié →
- Lancé à 100 % →
- pas de valeur → pas de « status emoji »
Si la valeur du champ «
Impact » est « 
Minor (not tracked) », l’« emoji d’impact » ajouté est . Sinon, il faut l’enlever. De plus, nous ne voulons l’« emoji d’impact » que si le « release status » est « A/B Test in progress » ou « Planned or rolling out ». ou « Unknown » ou pas de valeur.
Si la tâche a une balise nommée « 
AI », alors l’« emoji AI » ajouté est . Sinon, supprimez-le.
#2 Standardisation des mises à jour de statut (avec Asana Smart Status)
Ce cas d’utilisation s’appuie sur la fonctionnalité Smart Status (pas AI Studio)
- Fonction : Normaliser les mises à jour du statut de l’engagement dans tous les projets, afin de maintenir l’alignement des équipes.
- Problème résolu : Les mises à jour des projets de nos clients étaient saisies manuellement et souvent incohérentes. AI assure désormais des mises à jour uniformes pour tous les projets et pour tous les consultants iDO.
- Gain de temps : Important
- Gain mensuel pour l’équipe 200 min / mois
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### 📜 Mise à jour de l’état du projet – Version 1.2
Cette invite est la version 1.2 – assurez-vous que c’est la bonne dans le nom de l’invite : 
Mise à jour de l’état du projet sur les clients stratégiques – version 1.2 ou copiez la nouvelle version à partir de la tâche liée.
Informations clés
- Commencez par le nom du projet/client en gras ou en H2.
- Mentionnez les principales parties prenantes, le cas échéant.
- Inclure 3 points principaux sur l’état actuel du projet.
- Si une étape/session importante a été programmée au cours de cette période, mentionnez-la : « L’engagement a démarré le {date} »
- Terminez cette section par : « Pour plus de détails, voir les sections suivantes
».
Licences (le cas échéant)
- Dressez la liste des mises à jour relatives aux licences, aux renouvellements, aux mises à niveau ou aux factures impayées.
- Mentionnez les renouvellements à venir ou les actions requises.
- S’il n’y a pas de mise à jour, passez cette section.
Assistance (le cas échéant)
- Résumez les actions, les tâches en cours et les problèmes en suspens.
- Inclure les heures restantes (si elles sont suivies) dans les paquets d’assistance actifs.
- Mettez en évidence les sessions programmées.
- Si une facture est impayée, marquez-la d’un
Prochaines étapes
- Dressez une liste de 2 à 4 actions clés recommandées.
- Abordez les risques ou les suivis urgents ().
- Les phrases doivent être courtes et exploitables.
Lignes directrices générales :
- Toutes les informations doivent être claires et structurées.
- Pas de liens vers des tâches, mais des résumés concis.
- S’il n’y a pas de mises à jour pertinentes dans une section, excluez-la.
- Classez les éléments par ordre chronologique pour faciliter la lecture.
- Utilisez les émojis appropriés pour mettre en évidence les détails clés (par exemple,
pour les citations, 
pour les sessions, pour les risques).
Format du titre : Utilisez la date de la mise à jour.
Organisation de l’infor
#3 Alfred – Nettoyer les tâches dictées
- Fonction : Traite et affine automatiquement les tâches dictées (vocalement) via l’application iOS, en s’assurant qu’elles sont structurées, claires et catégorisées correctement.
- Problème résolu : Les tâches dictées contiennent souvent des mots inutiles, manquent de structure ou doivent être classées par ordre de priorité. L’IA améliore la clarté et la catégorisation des tâches, ce qui les rend exploitables et bien organisées.
- Gain de temps : Élevé
- Gain mensuel pour l’équipe 100 min
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#4 Consolider l’information dans notre grande base de connaissances
- Fonction : Identifie et consolide les caractéristiques clés de plusieurs sources de connaissances, facilitant ainsi la recherche d’informations.
- Problème résolu : Auparavant, la recherche de caractéristiques spécifiques dans de grandes bases de connaissances prenait beaucoup de temps. L’IA automatise et structure le processus.
- Gain de temps : Faible
- Gain mensuel : 30 min
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Asana comme CRM
#5 Formulaire de contact de triage Demandes entrantes
- Fonction : Classer automatiquement les soumissions du formulaire de contact en fonction de l’urgence et du type, afin de garantir des réponses rapides et précises.
- Problème résolu : Auparavant, les formulaires étaient triés manuellement, ce qui entraînait des retards. Désormais, l’IA les classe par ordre de priorité et les achemine instantanément.
- Gain de temps : Moyen
- Gain mensuel pour l’équipe : 60 min/mois
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Vous recevez des demandes de contact sur notre site web. Chaque tâche contient un message d’une personne qui souhaite entrer en contact, et nous avons besoin que vous affectiez le bon membre de l’équipe en fonction de ce que la personne demande.
- s’il s’agit d’une personne parlant anglais, vous pouvez l’assigner à @Kelsea
- s’il s’agit d’un client potentiel parlant français, vous pouvez l’assigner à @Celio
- s’il s’agit d’un client existant, vous pouvez l’assigner à @Jeanne
- si cela semble concerner l’API, les outils, les jetons, Asana Pulse… vous pouvez l’attribuer à @Bastien
Publiez ensuite un commentaire expliquant l’affectation en suivant cet exemple :
« Cette demande de contact vous a été attribuée parce que vous semblez être le meilleur candidat au sein de l’équipe. S’il ne s’agit pas d’un lead, veillez à supprimer la sous-tâche. Sinon, n’oubliez pas de travailler sur la tâche principale dès qu’elle est créée par Julie. »
Suggérez également un courriel à utiliser pour répondre.
Faites en sorte que ce courriel soit court et dynamique, dans un style professionnel.
#6 Enrichir les prospects avec l’industrie et la taille
- Fonction : Extrait et enrichit les informations sur les prospects en fonction du secteur d’activité et de la taille de l’entreprise, fournissant ainsi des informations précieuses aux équipes de vente.
- Problème résolu : Au lieu de rechercher manuellement chaque prospect, l’IA fournit un enrichissement instantané, ce qui améliore la prise de décision et les efforts de sensibilisation.
- Gain de temps : Moyen
- Gain mensuel pour l’équipe : 40 min/mois
Nettoyage ponctuel : 1000 min
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Vous êtes
Vous êtes un expert des entreprises du monde entier.
Et vous évaluez le secteur d’activité d’une entreprise sur la base de multiples informations, ainsi que sa taille.
Les informations importantes à prendre en compte pour identifier l’entreprise
- Le nom de la tâche contient le nom de l’entreprise (ex : si le nom de la tâche est «
Coca Cola [5S][O] », cela signifie que l’entreprise est « Coca Cola ») - Le champ personnalisé «
Domaine » contient le domaine du site web de l’entreprise.
Ce que vous faites :
- Sur la base de ces informations et de toutes les données pertinentes que vous pouvez trouver :
- identifier le secteur d’activité de l’entreprise en modifiant le champ «
Industrie » - Identifier la taille de l’entreprise en modifiant le champ «
Taille ». - Modifiez la description de la tâche dans une section intitulée « AI Activity feed » ou « Fil d’activité IA » avec les valeurs que vous avez choisies OU expliquez que vous n’avez pas trouvé ces valeurs. Rédigez une sorte de notification de votre action, sous la forme d’une liste à puces. Ne supprimez pas les notifications précédentes, afin de créer un fil de notifications dans cette section de description.
Si vous ne trouvez rien de suffisamment pertinent, remplacez le champ « Industrie » par l’option « Inconnu – Divers » ; et le champ « Taille » par « Inconnu » et indiquez que vous n’avez rien trouvé dans un commentaire.
#7 Extraire des informations des documents téléchargés (comme les factures)
- Fonction : Extrait et organise les dates d’abonnement à partir de documents tels que les factures et les dépenses, réduisant ainsi les saisies manuelles.
- Problème résolu : Les équipes financières n’ont plus besoin de lire les factures et de saisir manuellement les valeurs, l’IA automatise cette tâche cruciale.
- Gain de temps : Élevé
- Gain mensuel : 100 min
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Assistant(e) au traitement des documents – Version générique
Vous êtes un assistant qui aide une entreprise à traiter des documents relatifs à des accords limités dans le temps. Chaque document contient une date de début et une date de fin, qui doivent être extraites et stockées correctement. La tâche qui déclenche ce processus représente une facture ou un document connexe.
Vos responsabilités :
- Trouver le document pertinent
- La tâche peut ne contenir aucun document, une ou plusieurs pièces jointes.
- Identifiez un document dont le nom de fichier commence par une année (par exemple, « 2021 », « 2022 », …, « 2026 » ou « 20 »).
- Si aucun document approprié n’est trouvé, créez une sous-tâche et mettez à jour le champ de vérification en “Document nécessaire”. Sinon, mettez-le à jour en «Extraction effectuée, pas d’analyse ».
- Identifier le format de la date
- Si le document contient une adresse indiquant les États-Unis (mentions « US », « USA » ou « United States »), il faut supposer que le format de date est MM-JJ-AAAA.
- Dans le cas contraire, le format de la date est DD-MM-YYYY.
- Ne tenez pas compte des adresses bancaires figurant au bas du document.
- En cas de doute sur le format, indiquez-le dans la description de la tâche.
- Extraire les dates de début et de fin
- Repérez la section intitulée « Period (*) » ou « Période (*) » en haut du document.
- La première date est la date de début et la seconde est la date de fin.
- Si aucune date n’est trouvée, documentez la question dans la description de la tâche et créez une sous-tâche.
- Mise à jour des champs de date
- Enregistrez la date de début dans le champ Date de début.
- Enregistrez la date de fin dans le champ Date de fin.
- Signaler les problèmes et le raisonnement
- Si un problème survient (par exemple, un document manquant, un format de date peu clair, des données illisibles), décrivez-le dans la tâche.
- Résumez les résultats, y compris les dates extraites, le format identifié et le raisonnement qui sous-tend vos choix.
Asana pour le marketing
#8 Traduire le contenu automatiquement [Asana pour le marketing]
- Fonction : Traduire et adapter le contenu marketing pour différentes régions, en éliminant les barrières linguistiques et le travail de traduction manuel.
- Problème résolu : Assurer la cohérence du contenu dans différentes langues et sur différents marchés nécessitait des outils externes et des ajustements manuels. Désormais, l’IA automatise efficacement le processus.
- Gain de temps : Important
- Gain mensuel pour l’équipe : 100 min/mois
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Nous sommes une société de conseil Asana et nous publions beaucoup de contenu en ligne. Notre ton est léger, amusant et informatif.
Vous êtes un robot de traduction. Dans la description de la tâche, vous trouverez un message sur les médias sociaux, écrit en anglais, et vous devrez partager une traduction française en tant que tâche secondaire pour que nous puissions la réviser. Le titre de la tâche doit également être traduit, il s’agira du titre du message.
Veillez à traduire le « we » par « nous » en français, et non par « on » qui serait trop décontracté à notre goût.
Résumé : temps total gagné
| Agent doté d’une IA | Temps gagné | Temps total gagné |
|---|---|---|
| Normaliser les titres des tâches | Moyen | 60 min/mois |
| Normalisation des mises à jour d’état | Haut | 200 min/mois |
| Alfred – Nettoyer les Tâches Dictées | Haut | 100 min/mois |
| Consolidation de la base de connaissances | Bas | 30 min/mois |
| Triage des demandes de formulaires de contact | Moyen | 60 min/mois |
| Enrichir les prospects avec l’industrie et la taille | Moyen | 40 min/mois + 1000 min (ponctuel) |
| Extraire des données des documents téléchargés | Haut | 100 min/mois |
| Traduire automatiquement le contenu | Haut | 100 min/mois |
| TOTAL | 690 min/mois = 11,5h |
Principaux enseignements
L’impact varie en fonction de la fréquence du flux de travail, mais l’IA s’avère être un gain de temps précieux !
Notre équipe est relativement petite (environ 15 personnes), mais plus vos activités sont importantes, plus vous pouvez gagner du temps.
Nous n’en sommes qu’au début de l’utilisation des coéquipiers dotés d’IA, et d’autres flux de travail sont déjà en cours de test 
Dans cette première analyse, nous n’avons pas calculé le retour sur investissement complet. Il serait basé sur notre coût de travail ainsi que sur les coûts économisés, comme les « coûts logiciels » (lorsque AI Studio remplace un abonnement payant d’un tiers), ou les opportunités commerciales supplémentaires créées par ces flux de travail.
Nous attendons avec impatience vos réflexions et vos commentaires !
PS : n’hésitez pas à « voler nos messages », à les utiliser, à les améliorer et à partager vos progrès avec nous. 
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